Отчеты кадровой службы 2018

Кадровая отчетность в 2018 году: календарь кадровика

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2018 году

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор с иностранным гражданином, обязаны . Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом ФМС России от 28.06.2010 № 147.

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, . На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо . Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из .

Ежемесячные отчеты кадровика в 2018 году

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Организации, в которых числится более 15 человек, обязаны ежемесячно . Отчет сдают не позднее 15-го числа. Правила его заполнения прописаны в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить . Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Ежеквартальные отчеты

Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-ого числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать , готовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать . Отметим, что при увольнении сотрудника или его намерении уйти в отпуск этот документ необходимо направить в ПФР в трехдневный срок со дня обращения работника с заявлением. Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 20 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут . Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, что согласно Приказу Росстата от 04.08.2018 № 485, срок подачи переносится на 21 января 2019 года. При этом если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — . Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Периодические отчеты

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. Так, в 2018 году некоторым потребуется сдать , срок предоставления — до 30 ноября. Отчет и правила его заполнения утверждены Приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

Еще один нерегулярный отчет — . Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены Приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2018 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Конец года: о чем не забыть специалисту по кадрам

К концу года объем работы у специалиста по кадрам только увеличивается. Чтобы успеть сделать все дела и с чувством выполненного долга отдохнуть в новогодние каникулы, нужно тщательно спланировать все задачи до 31 декабря и приступить к их выполнению уже сейчас. Итак, что же нужно успеть сделать.

Утвердить график отпусков

График отпусков – не только инструмент, который оптимизирует процесс предоставления отпусков, но и обязанность работодателя. При проверке инспектор труда обращает внимание на наличие и правильность составления графика и при выявлении нарушений привлекает работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу № 33-24131/2016).

График отпусков работодатель обязан утвердить не позднее, чем за две недели до наступления года, на который он составляется (ст. 123 ТК РФ). Так, график отпусков на 2018 г. должен быть составлен и утвержден до 16 декабря 2017 г.

Для определения продолжительности отпуска необходимо учесть стаж работы сотрудника в компании (ст. 121 ТК РФ). Если в течение года отпускной стаж не прерывался, в графике отпусков нужно предусмотреть 28 дней ежегодного основного отпуска (ст. 115 ТК РФ), а также необходимое количество дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Обязательная форма для графика отпусков законодательством не предусмотрена. Работодатели могут использовать как обязательную до 01.01.2013 г. унифицированную форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1), так и форму, разработанную в компании. Однако в этом случае необходимо помнить про обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Обновить штатное расписание

В трудовом договоре работодатель обязан указывать должность, профессию или специальность работника в соответствии с данными штатного расписания (ст. 57 ТК РФ). По мнению Роструда, такое соответствие должно быть строгим. Принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании, нельзя (Письмо от 21.01.2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Поэтому любые изменения должны быть зафиксированы. Их можно вносить в штатное расписание в любое время приказом работодателя, специальных сроков для этого законом не установлено. Однако работодатели часто утверждают новое штатное расписание в конце года.

Для составления и утверждения штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1) либо форму, разработанную и утвержденную в компании.

Утвердить план и приказ по воинскому учету

Ведение воинского учета обязательно для всех. До конца декабря каждая компания должна утвердить план работы по воинскому учету на следующий год и приказ об ответственном за ведение этого направления. В приказе, кроме Ф.И.О. и должности ответственного, необходимо указать данные его заместителя.

Читать еще:  Ответчик пишет возражения на исковое заявление а истец ответчика

Обязательные формы указанных документов приведены в Методических рекомендациях Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17). Если документы не будут соответствовать данным формам, военкомат вернет их на доработку.

Перед предоставлением приказа и плана работы в военкомат необходимо получить обновленную справку о бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность

Компании обязаны предоставлять отчетность органам статистики (ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации»). Тем, кто этого не делает, грозят штрафы согласно ст. 13.19 КоАП РФ.

Формы, по которым нужно предоставлять отчетность, утверждены Приказом Росстата от 24.09.2014 г. № 580:

  • До 20 января предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме 1-Т. Отражаются наименование вида экономической деятельности, среднесписочная численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.
  • До 15 числа предоставляются сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4:
    • если средняя численность работников превышает 15 человек — ежемесячно после отчетного периода;
    • если средняя численность работников меньше 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально после отчетного периода.
  • Не позднее 8 числа после отчетного квартала предоставляются сведения по форме П-4 (НЗ) о неполной занятости и движении работников:
    • работавших неполное время или находившихся в простое;
    • принятых, уволенных и планируемых к увольнению;
    • получивших отпуска без сохранения зарплаты по их просьбе.

Также работодателям необходимо один раз в два года 28 ноября предоставлять отчетность в соответствии с Приказом Росстата от 05.07.2016 г. № 325 (Приложение № 3) по форме 1-Т (проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам». Это касается всех организаций, кроме финансовых, государственного управления и обеспечения военной безопасности, а также общественных объединений и экстерриториальных организаций.

Изучить план проверок госорганов на следующий год

Чтобы проверка компании государственными органами не стала сюрпризом, проконтролируйте, нет ли ее в списках плановых проверок на сайте Генпрокуратуры РФ. Кадровикам нужно особое внимание уделить возможностям проверок инспекции труда и службы занятости.

Если компанию планируют проверить, проведите кадровый аудит, чтобы привести все документы в соответствие требованиям законодательства и избежать санкций.

Провести кадровый аудит

Независимо от того, планируются ли проверки, в конце года следует провести кадровый аудит. Это позволит не только своевременно исправить недочеты в ведении кадрового делопроизводства, но и улучшить бизнес-процессы в оформлении трудовых отношений.

В первую очередь проверьте:

  • Наличие и актуальность локальных нормативных актов:
    • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
    • локальный акт об оплате труда (например, Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ));
    • локальный акт о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
    • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
    • штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1);
    • должностные инструкции (не являются обязательными локальными нормативными актами, но их применение удобно для поддержания дисциплины);
    • другие локальные нормативные акты (например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)).
    • Если какие-либо локальные акты отсутствуют или неактуальны, то разработайте и утвердите их или актуализируйте.
  • Все ли сотрудники ознакомлены с локальными актами (ст. 68 ТК РФ). Получите подписи от тех сотрудников, которые еще не ознакомлены.
  • Содержание трудового договора на соответствие законодательству и локальным актам. При выявлении несоответствий заключите дополнительные соглашения.
  • Наличие срочных трудовых договоров (ст. 59 ТК РФ) со сроком действия до 31 декабря. Уведомьте работников о прекращении их трудовых договоров, иначе они превратятся в договоры на неопределённый срок.

Также проверьте наличие и правильность оформления следующих документов:

  • приказы о приеме, увольнении, переводе;
  • приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
  • табели учета рабочего времени;
  • личные карточки Т-2;
  • документы по трудовым книжкам:
    • приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • трудовые книжки;
  • приказы о направлении в командировку (при наличии командировок);
  • приказы о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним (при наличии взысканий);
  • приказы о привлечении к материальной ответственности и основания к ним (при наличии);
  • гражданско-правовые договоры (при проверке им уделяют особенно пристальное внимание).

Проверьте, все ли оформлено в отношении беременных и находящихся в отпуске по уходу за ребенком сотрудниц, осуществляется ли квотирование в отношении инвалидов и молодёжи и т.д.

Подготовить документы к сдаче в архив

Обычно это делают уже в следующем году. Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526).

Сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов можно определить, используя Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Подготовить внутренний отчет отдела кадров

Чаще всего внутренняя кадровая отчетность включает следующие отчеты:

  • количество приемов и увольнений;
  • текучесть кадров;
  • наиболее эффективные инструменты подбора персонала.

Если в компании такие отчеты делаются чаще раза в год, сведите все данные в один отчет. Если руководство не требует составления отчетности (обычно такое бывает в небольших компаниях), все равно подготовьте эту информацию. Такой отчет может охарактеризовать работу отдела в лучшем свете. Отразите в нем основные показатели, такие как количество кадровых операций: число приемов, увольнений, переводов, оформленных отпусков и командировок, количество оформленных или доработанных локальных актов, количество успешно решенных трудовых конфликтов и т.д.

Составить номенклатуру отдела кадров

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526. Для этого нужно проанализировать направления работы отдела и готовящиеся виды документов. По результатам анализа внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив нужные разделы и строчки.

Если же в составе формируемых документов и дел ничего не изменилось, новую номенклатуру дел на 2018 год все же следует утвердить.

Кадровые отчеты: когда и куда сдаются

Независимо от формы собственности работодатель обязан представлять кадровую отчетность. Одни работодатели возлагают обязанности по формированию и сдаче отчетности на бухгалтерию, другие — на кадровых специалистов.

Оба варианта возможны. Как разрешить этот вечный спор? За кем закрепить обязанность — за бухгалтером или кадровиком?

Решение принимает руководитель, ведь для работодателя, организации главное не получить штраф за несдачу отчетов или пропуск сроков сдачи.

Закрепить за конкретным работником ответственность за формирование, своевременную сдачу, сохранность кадровой отчетности можно либо приказом (пример СФ), либо должностной инструкцией.

Кадровику, назначенному ответственным за сдачу кадровой отчетности, придется взаимодействовать с Пенсионным фондом России, налоговой инспекцией, статистическим отделом центра занятости, военкоматом, МВД и прочими государственными органами.

КАДРОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ЗА ГОД

Рассмотрим, какую отчетность необходимо представлять в течение календарного года.

Кадровая отчетность условно делится на определенные категории по срокам и периодичности представления (см. схему).

Специалист, назначенный ответственным за сдачу кадровой отчетности, должен ежемесячно представлять отчеты в:

• Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — сведения о численности и заработной плате работников по форме № П-4 (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»);

Центр занятости населения (служба занятости) — отчет о наличии вакансий и квотируемые места для инвалидов (региональный нормативный акт);

• Пенсионный фонд России (ПФР) — сведения о застрахованных лицах за прошлый месяц по форме СЗВ-М (Постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах”»).

Ежеквартальные отчеты представляются в:

Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — сведения о неполной занятости и движении работников по форме № П-4 (НЗ) (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Ежегодные отчеты представляются в:

• Военный комиссариат:

1) один раз в год до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, — отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных, пребывающих в запасе, и личные карточки учета организации (для сверки с данными военкомата);

2) в сентябре — списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста;

3) до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году (Постановление Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 «Об утверждении Положения о воинском учете»; в ред. от 16.03.2019);

• Пенсионный фонд России (ПФР) — не позднее 1 марта текущего года отчеты по формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (Постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507П «Об утверждении формы “Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)”, формы “Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)”, формы “Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)”, формы “сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)”, порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу постановления правления ПФР от 11.01.2017 № 3П»).

Читать еще:  Перечень документов для продления лицензии на нарезное оружие

• Федеральную налоговую службу России (ФНС РФ) — не позднее 21 января отчет о среднесписочной численности за прошлый год (Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@ «Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год», абз. 3 п. 3 ст.80 Налогового кодекса РФ).

• Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — до 21 января года, следующего за отчетным, отчет по форме № 1-Т (условия труда) за прошлый год, отчет по форме № 7-травматизм (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 10, 2019.

Не забывайте про отчеты в центр занятости

Среди множества видов отчетности работодатели частенько забывают об обязанности информировать центр занятости населения (ЦЗН) о вакансиях, массовом сокращении штата, занятости инвалидов и пр. Давайте разберемся, какие сведения организация должна представлять в ЦЗН, в какие сроки и чем грозит игнорирование этого требования.

Основной документ, который регулирует отношения работодателей с ЦЗН, — это Федеральный закон от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения РФ» (в ред. от 03.07.2018). В соответствии с п. 2 и 3 ст. 25 работодатели обязаны сообщать в центр занятости населения следующее:

— данные о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей;

— информацию о выполнении квоты для приема на работу инвалидов;

— сведения о применении процедур о несостоятельности (банкротстве);

— сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства;

— сведения о принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации.

Зачем это нужно? Ведь во времена интернет-технологий предприятия могут сами искать себе сотрудников, объявлять о банкротстве у себя на сайте и пр., не прибегая к услугам ЦЗН. Требования ФЗ № 1032-1 призваны поддержать государственную политику в области занятости населения, которая способствует трудоустройству граждан, предупреждению массовой и сокращению длительной безработицы, поддерживает предпринимательскую инициативу и мн. др.

Отчет о вакантных местах. Точного определения, что такое вакансия, в трудовом законодательстве нет. Традиционно под этим термином подразумевается наличие незанятого рабочего места или должности, на которую может быть принят новый работник. Не важно, новая ли это штатная единица или вы ищете замену уволенному человеку. При этом должности, которые освободились из-за того, что сотрудник ушел в декрет или временно переведен на другую работу, вакантными не считаются. Сообщать о них в центр занятости не нужно.

Формируйте отчет о вакансиях в программе Контур.Персонал

А если речь идет о постоянном наборе сотрудников? Когда в организации «текучка» или работодатель хочет усилить состав отдела высококлассным специалистом? По таким вакансиям тоже нужно представлять сведения и следить за их своевременным обновлением.

Иногда бывает так, что в штатном расписании есть свободная единица, а потребности в таком сотруднике в настоящее время нет. Рекомендуем либо декларировать эти должности как вакантные, либо приводить внутренние документы в соответствие с актуальным состоянием штата.

На профильных форумах частенько возникает вопрос: а надо ли подавать нулевой отчет о вакансиях? Исходя из формулировки закона, сведения об отсутствии свободных рабочих мест подавать не нужно. Но работодатель должен уведомить ЦЗН о закрытии вакансии, если нашел сотрудника.

Важно! Сведения о свободных рабочих местах не должны ограничивать права или устанавливать преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников.

Единой даты для сдачи статистической отчетности нет. Единственное требование — не реже одного раза в месяц. Каждый регион вправе самостоятельно утвердить крайний срок подачи сведений. Его можно узнать в региональном отделении центра занятости населения.

Шаблон отчета «Сведения о потребности в работниках, наличии вакантных мест» опубликован в приложении № 11 к Приказу Минтруда России от 26.02.2015 № 125н. При этом регионы могут дорабатывать его по своему усмотрению. Актуальную форму можно запросить в своем отделении ЦЗН.

По указанным работодателем в отчете критериям ЦЗН подбирает соискателей и направляет их в организацию. Принимая в штат соискателя, работодатель в пятидневный срок возвращает его направление в ЦЗН с указанием дня оформления на работу. В случае отказа в трудоустройстве работодатель делает в направлении ЦЗН отметку о дне явки, причине отказа и возвращает направление соискателю.

Сведения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов. Такие сведения работодатель должен сообщать в ЦЗН, если на предприятие распространяется требование ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 № 181 «О социальной защите инвалидов». Если в штате больше 100 человек, устанавливается квота для трудоустройства инвалидов — от 2 до 4 % от среднесписочной численности. Дополнительно к этому регионы могут нормативным актом определить квоту не более 3 % для организаций со штатом от 35 до 100 человек.

Игнорировать квоты и отказывать инвалидам в трудоустройстве обходится дорого — штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц. Статья 5.42 КоАП РФ расценивает это как нарушение прав людей с ограниченными физическими возможностями.

Сведения о работающих инвалидах представляются ежемесячно. Единой утвержденной формы нет, региональные центры занятости устанавливают ее самостоятельно. Обычно в ней содержится информация о самой организации, общем количестве сотрудников, установленной квоте и фактически созданных рабочих местах. При необходимости в ней же можно указать вакансии, доступные инвалидам.

Сведения о применении процедур о несостоятельности. О применении процедуры банкротства работодатель обязан информировать службу занятости ежемесячно. И если сначала к работодателю применяется процедура наблюдения, о ней следует сообщить сразу. Если ее действие распространяется и на следующий месяц, об этом тоже требуется сообщить в ЦЗН. Сведения представляются в произвольной форме, если иное не утверждено региональным нормативным актом.

Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства. Когда работодатель меняет организационные или технологические условия труда (производственные изменения, реорганизация компании и др.), зачастую это ведет к корректировке условий трудового договора по инициативе работодателя. ТК РФ допускает такой вариант, главное, чтобы не менялась трудовая функция сотрудника.

Однако серьезные изменения могут повлечь за собой массовое увольнение работников. В целях сохранения рабочих мест работодатель имеет право вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

После того как решение принято, работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в ЦЗН в течение трех рабочих дней. Унифицированная форма для такого сообщения не установлена, но может быть определена, например, региональными нормативными актами. В противном случае информация подается в произвольной форме. Отчет должен содержать данные о количестве простаивающих работников или тех, кому установлено неполное рабочее время, а также время, на которое работодатель установил такой режим.

Сведения о принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации. Организация обязана уведомить службу занятости о сокращении штата за два месяца, а о предстоящем массовом увольнении — за три месяца (п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1). Форма этого отчета установлена Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 № 99. Она содержит сведения о каждом из сотрудников, подлежащих увольнению:

  • полные ФИО;
  • образование;
  • профессия или специальность;
  • квалификация;
  • средняя заработная плата.

При этом у регионов есть право дорабатывать отчетную форму по своему усмотрению.

Информация о штрафах. Непредставление, неполное или несвоевременное представление сведений в ЦЗН по любому из отчетов влечет административную ответственность. Должностные лица должны будут выплатить штраф от 300 до 500 рублей; юридические лица — от 3 000 до 5 000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Вместо заключения. Не стоит забывать, что в отношении службы занятости у работодателей есть не только обязанности. Сотрудничество с региональным ЦЗН может быть полезно. Самое очевидное — это, конечно, подбор персонала согласно обозначенным требованиям. А кроме того, любая организация вправе запрашивать у органов службы занятости информацию о положении на рынке труда. Сделать это можно в любой удобной форме: по электронной почте или через МФЦ государственных и муниципальных услуг совершенно бесплатно.

Отчетность кадровика бюджетной организации

Все кадровые отчеты в 2019 году можно сгруппировать в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим следующие группы:

Определим, какие отчеты сдает отдел кадров в разрезе этих категорий.

Исключительная отчетность

Особый тип сведений, которые касаются трудоустройства иностранных граждан. Кадровик компании, в которой приняли на работу иностранца, обязан в течение 3 рабочих дней оповестить МВД по вопросам миграции. Аналогичное уведомление придется направить в МВД, если трудовой договор или договор ГПХ с иностранным гражданином был расторгнут.

Читать еще:  Платежное поручение код составителя ндфл

Причем уведомление составляется по унифицированной форме. Бланк утвержден Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11. Подробности — в статье: «Инструкция: как уведомить о приеме на работу иностранного гражданина по правилам 2019 года».

Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.

Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:

Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников

Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении

В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу

Списки работников, состоящих на ВУ, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете

Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата

В течение 14 дней с момента получения запроса

Информация для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости:

Наименование предоставляемой информации

Срок сдачи, периодичность

Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения

За два месяца до начала соответствующих мероприятий

Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан

За три месяца до начала соответствующих мероприятий

Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю

В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы

Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации

По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН

Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина

Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости

В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

Ежемесячные формы кадровика

Разберем, какие отчеты сдает кадровик и куда в 2019 году ежемесячно.

СЗВ-М в Пенсионный фонд

Ежемесячная форма отчетности, которая содержит информацию о застрахованных лицах. СЗВ-М заполняется на всех работников организации, с которыми заключены трудовые договоры. Включить в отчетность придется и тех специалистов, которые трудятся в учреждении по договорам гражданско-правового характера, подряда, авторского заказа и прочее.

Бланк отчетного формуляра утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п. Правила заполнения: «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Информация для центра занятости

Один раз в месяц придется подготовить отчеты в службу занятости населения.

Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя

Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации.

Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

Статистические формуляры

Каждый месяц кадровик совместно с бухгалтерией заполняет статистическую информацию по форме П-4. Этот отчет содержит информацию о количестве работников, фактически отработанном времени, а также о начисленной заработной плате и иных вознаграждениях за труд. Отчетность подают ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Квартальная отчетность

В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числятся менее 15 работников. Бланк отчета един. Структура утверждена в Приказе Росстата от 06.08.2018 № 485. Направьте П-4 в Росстат до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих, а также о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Подавайте отчет до 8 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Бланк утвержден Приказом Росстата от 06.08.2018 № 485.

Ежегодные формы кадровой отчетности

Отчитываемся в военкоматы

В соответствии с Постановлением № 719, руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности должны быть переданы по официальному распоряжению (приказу), который, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.

Кадровик отчитывается в военкомат по формам:

Форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных»

Информация о военнообязанных сотрудниках в разрезе категорий должностей (руководство, служащие, специалисты или рабочие)

Один раз в год, до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным

Форма № 18 «Карточка учета организации»

Общая информация об организации, обобщенные показатели о количестве военнообязанных граждан, работающих в организации

Списки граждан в возрасте 15-16 лет

Запрашиваемая информация указывается по формулярам кадровой отчетности

Один раз в год, в сентябре

Списки граждан мужского пола для постановки на ВУ впервые в следующем году

Один раз в год, до 1 ноября

Кадровые отчеты в Пенсионный фонд

Госучреждения обязаны направлять сведения о персонифицированном учете работников в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Информация из формы необходима для сверки и контроля поступившей информации из ФНС по единым расчетам по страховым взносам. Представители ПФР могут потребовать заполнить форму при оформлении работника на пенсию, не дожидаясь срока отчетности, предоставить ее придется в течение 3 рабочих дней. Ежегодный срок сдачи — до 1 марта следующего года.

Дополнительно представители Пенсионного фонда могут затребовать справки, выписки из приказов, копии подтверждающих документов для назначения страховых выплат пенсионеру. Например, отчеты по формам СЗВ-К или СПВ-2. Конкретных сроков для сдачи такой документации не предусмотрено, обычно сроки указываются в индивидуальных запросах сотрудников ПФР.

Налоговые и статистические отчеты кадровика

В территориальное отделение Налоговой службы кадровый работник обязан предоставить отчет о среднесписочной численности работников за отчетный год. Сдать его следует не позднее 20 января (практически сразу после новогодних праздников). Если в учреждении менее 25 человек, то отправить бланк отчета в ФНС можно на бумаге. Если среднесписочная численность равна или более 25 человек, то отчитаться можно только в электронном виде. Формат и правила составления отчета предусмотрены в Приказе ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Подробности — в статье: «Как составить отчет Сведения о среднесписочной численности работников» .

Годовая отчетность в Росстат представляет собой форму № 1-Т (условия труда). От заполнения отчета освобождены только СМП. Бюджетники же заполняют бланк № 1-Т в обязательном порядке. Формуляр и правила заполнения представлены в Приказе Росстата № 485 от 06.08.2018. Направьте сведения в Росстат до 21 января года, следующего за отчетным.

И вторая статистическая форма — № 7-травматизм. Подробности по оформлению отчета — в статье: «Инструкция: заполняем форму № 7-травматизм». Подайте сведения не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Некоторые сведения придется подготовить по индивидуальному запросу налоговиков или органов статистики. Сроки и формы указаны в индивидуальном запросе-требовании.

Ведомственная отчетность

Виды отчетов, предусмотренные учредителями, отраслевыми министерствами и ведомствами. Состав, формы, периодичность и особенности заполнения утверждаются соответствующими распоряжениями отраслевых органов управления. Одной из форм ведомственной отчетности кадровика является «Отчет по сети, штатам и контингентам», в которой представлена прогнозная количественная информация о штатной численности работников, обслуживаемому контингенту, наличию подразделений и прочей информации о получателях бюджетных средств. Сдается форма в сентябре текущего года.

Периодические формы

Сведения, которые необходимо предоставлять реже, чем один раз в год, обычно запрашивает Росстат. Среди таковых формуляров можно выделить:

  • форма № 1-кадры — ее запрашивают раз в 3, а то и 4 года;
  • форма № 57-Т — ее предоставляют один раз в два года;
  • приложение к форме № 7-травматизм — отчитываются один раз в три года.

Какая ответственность предусмотрена

За нарушение обязательств по предоставлению СЗВ-М в Пенсионный фонд грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.

За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1-21.5 КоАП).

Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.

Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:

  • дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
  • штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.

Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.

Итоговая таблица отчетности

Используйте в работе единую таблицу сроков сдачи кадровой отчетности в 2019 году.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector