Содержание

Печать по кадрам для филиала

Как вести кадровую работу в филиале

Санкина Лариса,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.

Выбираем способ делопроизводства

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»>кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции. Такого рода нарушения недопустимы.

Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др. Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

Определяем круг полномочий руководителя филиала

Так как филиалы и представительства не является юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).

Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией. Также они могут упоминаться и в локальном нормативном акте?– Положении о филиале. Итак, такие полномочия руководителя филиала, как право заключать трудовой договор с работниками, право подписывать кадровые документы, напрямую зависят от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства (подробнее см. комментарий).

Комментарий юриста

Наталья МУХИНА,

ведущий юрисконсульт Юридического департамента ООО «Управляющая компания АГРО-Инвест»:

– После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки. При составлении доверенности о передаче полномочий по управлению обособленным подразделением следует удостовериться в том, что учредительные документы головной организации позволяют это сделать и не содержат ограничений или запретов. В случае если каких-либо ограничений на передачу полномочий руководителям филиалов, в том числе и в плане заключения трудовых договоров не установлено, в доверенности должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы.

Записи в трудовых книжках

В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть указано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) (см. образец ниже).

Печать организации или печать филиала?

Много вопросов (даже у специалистов с большим опытом кадровой работы) возникает по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения помимо указанной информации также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре.

При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ).

Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного способа взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

* Подробнее о том, как разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, см. № 5, 2006.

** Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Печать по кадрам для филиала

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны. Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

кадровый учет с нуля

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке. Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета. К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника). Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись. Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч. не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

Транскрипт

1 12 марта 2013 г. вебинар Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

2 филиалах и представительствах: делимся секретами» Автор и ведущая: Наталия Кулаева, Руководитель Отдела аутсорсинга кадрового учета ABU Accounting Services

3 Программа Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных Вопрос 1. Филиал и представительство: какие особенности правового статуса необходимо учитывать? Вопрос 2. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении Вопрос 3. Определяем круг полномочий руководителя Филиала Вопрос 4. Нужно ли для Филиала отдельное штатное расписание и отдельная печать? Вопрос 5. Как соблюсти сроки, установленные законодательством для кадровых процедур? Вопрос 6. Как быть с работниками ликвидируемого Филиала 4

5 Вебинар ««Как вести кадровое делопроизводство в удаленных Статус Представительства и Филиала Представительство обособленное подразделение организации, которое представляет и защищает интересы организации обособленное подразделение организации, которое представляет и защищает интересы организации, но, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации. Очень часто у Филиала есть отдельный расчетный счет. Филиал 6

6 Варианты ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях: централизованный (в Головном офисе) децентрализованный (в обособленном подразделении) 7

7 При выборе а ведения кадровой документации важно учитывать: количество работников Представительства или Филиала организационные и финансовые возможности компании 8

8 Необходимые условия Соблюдение сроков оформления кадровых документов Наличие специалистов, ответственных за ведение кадровых документов Соблюдение установленных процедур по привлечению к сверхурочной работе и с выходные дни Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов Централизованный Соблюдение возможно Имеются в штате Невозможно из-за проблем в оперативном оформлении кадровых документов и их пересылке в подразделение в случае возникновения форсмажорных обстоятельств Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Децентрализованный Крайне затруднительно. Возможно только при использовании услуг экспресс-почты Имеются в штате в случае большой численности персонала в подразделении. При небольшой численности — невозможно Возможно, и как правило, соблюдается Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов 9

9 Необходимые условия Централизованный Децентрализованный Ответственность за допущенные нарушения в порядке оформления или сроках оформления документов Несет руководитель всей организации и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Несет руководитель всей организации, руководитель подразделения и должностные лица, ответственные за оформление кадровых документов Выдача личных документов работника (трудовой книжки и др.) Затруднительна, возникает множество проблем по передаче документов в установленные законодательно сроки, риски, связанные с потерей, порчей документов при пересылке и т. д. Дает возможность с соблюдением установленных сроков выдавать работникам личные документы по требованию работника при прекращении трудового договора 10

10 Способы ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях: сравнительная таблица 11

11 Общие принципы 1) Штатное расписание Утверждается приказом по всей организации, включает все обособленные структурные подразделения. Далее оформляется выписка, заверяется уполномоченным должностным лицом и передается в подразделение 2) Правила внутреннего трудового распорядка Утверждаются руководителем организации, с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ.) Работники головного офиса знакомятся с оригиналом Правил. Далее оформляется копия правил, заверяется уполномоченными лицами, передается в подразделение, где хранится. Работники подразделения знакомятся с заверенной копией правил Централизованный Нет различий Различия Лист ознакомления с Правилами должен быть передан в головной офис. Поэтому при данном варианте работник подписывается не под самой копией Правил внутреннего трудового распорядка, а в отдельной расписке (или другим косвенным ом ознакомления). Оригинальные подписи работников передаются и хранятся в головном офисе Децентрализованный Нет различий После оформления копии и передачи в обособленно подразделение хранится там же. Работники подразделения знакомятся с заверенной копией Правил 12

12 Общие принципы Централизованный Различия Децентрализованный 3) Коллективный договор, локальные нормативные акты Аналогично пункту 2 (ознакомление с ними работников согласно ст. 68 ТК РФ) 4) График отпусков Утверждается с учетом мнения профсоюзного органа организации. Ведется и хранится в головном офисе При необходимости заверенная в установленном порядке выписка передается в обособленное подразделение. Информация о предоставленных отпусках и переносах вносится в график отпусков в головном офисе Заверенная в установленном порядке выписка передается в обособленное подразделение, где в нее вносятся сведения о предоставленных отпусках, переносах отпуска 5) Трудовые договоры Типовой вариант трудового договора утверждается в головном офисе Весь порядок оформления трудового договора организован в головном офисе, после подписания руководителем организации отправляется в обособленное подразделение Трудовой договор подписывается руководителем обособленного подразделения либо другим лицом, далее подписывается работником. 13

13 Общие принципы Централизованный где подписывается работником. Один вариант трудового договора выдается работнику, другой отсылается в головной офис, где и хранится 6. Дополнительные соглашения и приложения к договору Различия При добавлении, изменении условий трудового договора аналогично пункту 5 7. Приказы по основной деятельности Издаются и подписываются руководителем организации. При необходимости ознакомить сотрудников с данным приказом оригинал приказа или выписка отсылается в обособленное подразделения После подписания приказа (выписки) в обособленном подразделении отправляется на дальнейшее хранение в головной офис Децентрализованный Договор выдается работнику на руки, другой вариант хранится в обособленном подразделении После подписания приказа (выписки) в обособленном подразделении хранится там же. Если руководителю подразделения передано право издавать приказы по основной деятельности, то приказ издается и доводится до сведения сотрудников на месте. Оригинал хранится в подразделении 14

14 Общие принципы 8. Личная карточка Т-2 Отсутствуют Централизованный Различия Оформляется в головном офисе, отсылается на подписание второй страницы карточки Т-2 (автобиографические данные) и раздела 2 (прием на работу) в обособленное подразделение. Подписывается работником и отсылается обратно в головной офис, где на второй странице карточки Т-2 подписывается работником кадровой службы и хранится в головном офисе. Сведения во все разделы не требующие подписания работником вносятся в головном офисе ответственным должностным лицом. При внесении записей в раздел 2 (прием и переводы), требующих ознакомление работника, пересылается в подразделение, подписывается работником и отправляется обратно. При внесении записи о прекращении трудового договора подписывается работником кадровой службы и отсылается в подразделение для подписания работником, затем отправляется в головной офис на хранение Децентрализованный Оформляется в обособленном подразделении, подписывается работником и ответственным сотрудником на месте. При внесении записи о прекращении трудового договора подписывается работником кадровой службы и работником. После подписания хранится в обособленном подразделении 15

15 Общие принципы 9. Приказы по личному составу Централизованный Отсутствуют Издаются и подписываются руководителем организации. Оригинал приказа отсылается в обособленное подразделение после подписания приказа работником отправляется на хранение в головной офис 10. Табель учета рабочего времени Ведется в обособленном подразделении (в связи с невозможностью исполнения ч. третьей ст. 91 ТК РФ) 11. Расчетный лист Типовая форма расчетного листа утверждается руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников (ч. вторая ст. 136 ТК РФ) Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода передается в головной офис, где обрабатывается и хранится Индивидуальные расчетные листы оформляются в головном офисе, отправляются в обособленное подразделения для письменного информирования работников Различия Децентрализованный Издаются и подписывается руководителем обособленного подразделения. Оригинал приказа после подписания работником хранится в подразделении Оформленный табель учета рабочего времени по итогам учетного периода обрабатывается и хранится в подразделении. Индивидуальные расчетные листы оформляются непосредственно в обособленном подразделении и выдаются работникам не позднее дня выплаты заработной платы 16

16 Общие принципы Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных Централизованный Различия Трудовая книжка, Книга учета движения трудовых книжек Отсутствуют Оригинал трудовой книжки отсылается в головной офис, где она регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и хранится. Все записи в трудовые книжки вносятся в головном офисе. При прекращении трудового договора запись вносится в головном офисе, после этого трудовая книжка вместе с книгой движения трудовых книжек отправляется в обособленное подразделение, где работник расписывается в получении трудовой книжки под записью об увольнении и в книге учета движения трудовых книжек. Либо при выдаче трудовой книжки оформляется расписка о получении трудовой книжки, которая высылается в головной офис и подкрепляется к книге учета движения трудовых книжек Децентрализованный Оригинал трудовой книжки принимается на ведение и хранение в обособленном структурном подразделении. При проведении кадровых процедур, требующих внесения записей в трудовые книжки, записи вносятся непосредственно в обособленном подразделении. При прекращении трудового договора запись вносится в подразделении. Работник расписывается под записью об увольнении и в книге учета движения трудовых книжек в получении трудовой книжки 17

17 Порядок действий по открытию Филиала и назначению его руководителя: 1) Принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения; 2) Принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации общим собранием (советом директоров); 3) Действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица); 4) Издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц работников филиала, а также их должностные оклады; 5) Заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица). 18

18 Обратите внимание: Работодателем для работников Филиала будет юридическое лицо, создавшее филиал, а руководитель будет его представителем. Поэтому в трудовых договорах в качестве работодателя указывается юридическое лицо. Приказы об отпусках, поощрениях и т.д. будет издавать директор филиала, заявление и приказ об увольнении будет также подписывать он. В трудовой книжке в обязательном порядке будет указано наименование юридического лица, открывшего филиал. 19

19 Образец доверенности для Руководителя Филиала 20

20 Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами» Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание? Штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании. Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. 21

21 Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами» Записи в трудовых книжках В трудовом договоре и в трудовой книжке работника должно быть у казано, что он принимается на работу в определенное структурное подразделение компании (ст. 57 ТК РФ) 22

22 Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами» Печать организации или печать филиала? «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях. Обратите внимание: Круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации. 23

23 Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала? Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ). Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности. Однако такая обязанность работодателя может быть закреплена в трудовом договоре или в коллективном договоре. При расторжении трудового договора с работником филиала помимо причитающейся зарплаты им необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранить средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (cт. 127, 178 ТК РФ). Следует помнить о том, что при организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации вне зависимости от выбранного а взаимоотношений с филиалом, трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все определенные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. 24

24 Вебинар «Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами» Спасибо за внимание! Если у вас остались вопросы, отправляйте их по адресу 25

25 12 марта 2013 г. вебинар Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах: делимся секретами

Конференция ЮрКлуба

можно ли ставить печать филиала?

Zeva 24 Фев 2009

Shador 24 Фев 2009

andrewgross 24 Фев 2009

руководитель филиала, наделенный соответствующими полномочиями на основании доверенности, принимает (и увольняет) работников в филиал. На трудовых договорах и в трудовой книжке должна ставиться печать филиала или юр.лица?

И там, и там должна стоять печать юридического лица, которое представляет уполномоченное лицо. Работодатель — организация, а не филиал.

Zeva 24 Фев 2009

ааа Сделайте же faq по печааатям

сделала. Про печати филиала ничего не нашла. только споры о печати кадровой службы. у организации может быть множество печатей, печать кадровой службы «для документов» и проч. — это все печати юр.лица. Соответственно большинство считает, что может стоять печать кадровой службы. Но вот можно ли применить акую же аналогию к печати филиала? Это ведь тоже одна из печатей юр.лица?
к тому же, печатью заверяется не сам документ, а подпись должностного лица

andrewgross 24 Фев 2009

Соответственно большинство считает, что может стоять печать кадровой службы.

Теперь в трудовую может ставиться только печать работодателя. Слова «организации(кадровой службы)» из п. 35 Постановления 225 исключены в августе 2008 года.

svb 24 Фев 2009

Zeva 24 Фев 2009

Теперь в трудовую может ставиться только печать работодателя. Слова «организации(кадровой службы)» из п. 35 Постановления 225 исключены в августе 2008 года.
[/quote]

знаю. Просто привела мнение большинства, что данное исключение вовсе не означает, что печать кадровой службы теперь ставить нельзя — все так же можно, просто удалили из НПА лишние слова (т.к. печать кадровой службы — это тоже печать организации).
Но вопрос у меня не об этом, а о печати филиала.
andrewgross, думаю, мы с вами в мнении не сойдемся, т.к. и в предыдущем вопросе я поддерживаю большинство

наделать печатей и раздать филиалам — не проблема. проблема в том, что новый нач. отдела кадров провела аудит и обнаружила, что в трудовых книжках наших сотрудников стоят печати филиалов

andrewgross 24 Фев 2009

andrewgross, думаю, мы с вами в мнении не сойдемся, т.к. и в предыдущем вопросе я поддерживаю большинство

Стадный инстинкт? Вы бы лучше поддерживали законные требования

Zeva 24 Фев 2009

зачем обижаете? у меня есть свое мнение, а я только удостоверилась в том, что и большинство так считает.

для чего вообще тогда нужна печать филиала?
«работодатель- организация, а не филиал» — но ведь заключает же рук-ль филиала гражданско-правовые договоры, заверяет своей печатью. при этом права и обязанности тоже возникают у организации, а не филиала.
а счета-фактуры с печатью филиала!

andrewgross 24 Фев 2009

а счета-фактуры с печатью филиала!

Другие нарушения не обсуждаем

меня есть свое мнение, а я только удостоверилась в том, что и большинство так считает.

Вы спросили, я вам ответил: нужна печать работодателя.
Если вы мне не поверили и считаете

что данное исключение вовсе не означает, что печать кадровой службы теперь ставить нельзя — все так же можно, просто удалили из НПА лишние слова (т.к. печать кадровой службы — это тоже печать организации).

То вот вам разъяснения

Редакция электронной библиотеки «Пакет кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросам пользователей «Пакета Кадровика».

Нами были направлен в Роструд следующий вопрос:

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

(Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). » В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г. уже не говорится печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя. Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?)»

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.08 № 2607-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 ( далее- Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключение случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей-физических лиц, перечисленных в аб. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели — индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».

Shador 25 Фев 2009

andrewgross, вот Вы привели текст письма Роструда. Помимо того, что данное письмо не является НПА, Вас не смутил вот этот текст:
«можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер»?
По-моему, такой бред еще нужно поискать.

В любом случае, с чего Вы взяли, что печать филиала не является печатью организации-работодателя. Вообще-то, филиал является не самостоятельным ЮЛ, обособленным подразделением

Alxhom 25 Фев 2009

работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации

Орокон 25 Фев 2009

Редакция электронной библиотеки «Пакет кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросам пользователей «Пакета Кадровика».

Нами были направлен в Роструд следующий вопрос:

еще один нужно направить, а точнее два вопроса

1. что такое «гербовая печать организации»
2. почему Роструд обошли массовые увольнения ввиду явного злоупотребления работниками службы всякими там психоделиками.

в чавойте давно пора создать подраздел «Печати. Регистрация. НПА»

если же по теме
1. можно ставить в ТК печать юрика
2. можно ничего не ставить
3. можно ставить что угодно, (в т.ч. печать филиала), т.к. это не будет противоречить п. 2

Zeva

а счета-фактуры с печатью филиала!

а вот за такие художества контрики могут предъявить предъяву лютую
Сообщение отредактировал Орокон: 25 Февраль 2009 — 03:20

Shador 25 Фев 2009

а в трудовом, аказываеца, своя трава.

злоупотребления работниками службы всякими там психоделиками.

трава. психоделики. это «Пакет кадровика»

Можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров?

Оформление трудовых книжек должно осуществляться по определенным правилам, не противоречащим трудовому законодательству РФ. Это касается и печатей. Печать ставится при увольнении сотрудника на запись, а также в самом начале трудовой книжки, когда человек только устраивается на свое первое место работы. Каждый специалист, ответственный за ведение трудовых, обязан знать, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке.

Правила оформления и рекомендации по исправлению

Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:

  • при подаче документа во время первого его оформления (на первом листе);
  • при изменении анкетных данных сотрудника (с внутренней стороны обложки);
  • во время оформления документов при увольнении работника (в колонке «Сведения о работе»).

Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе.

Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати. Дело в том, что на сегодняшний день не существует никаких актов, которые регулировали бы данный вопрос. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись.

Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность.

Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью. Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления.

Какие печати запрещено ставить в трудовой книжке

Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку. Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя». Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением.

Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель». Ранее (как и сейчас) многие физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, не организовывали у себя отдел кадров, поскольку в них не было большой необходимости. Таким образом, работодатель сам оформляет трудовую книжку сотрудника.

Именно поэтому пункт Правил, который ранее разрешал ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был изменен. С момента внесения изменений у кадровиков не должно возникать вопросов, действительна ли печать отдела кадров в трудовой книжке, поскольку они обязаны знать, что она запрещена. Запрет распространяется на все юридические лица.

С какого времени действует запрет и некоторые нюансы

Основные изменения, в результате которых появился запрет на проставление печатей кадровых служб в трудовой книжке, были внесены в 2008 году. Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований. Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются. При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации. Согласно этой точке зрения, ею можно подтверждать записи в трудовой книжке при увольнении.

Чтобы не возникало споров, можно ли ставить печать для документов в трудовой книжке, стоит пойти по наиболее простому и официальному пути. Каждый работодатель должен поставить печать организации, которая не вызовет в будущем лишних проблем.

Что делать, если печать отсутствует

Согласно действующему на территории РФ законодательству, первую запись и печать в трудовой книжке ставят в отделе кадров той компании, куда впервые устроился работник. Все последующие печати ставят на месте записи об увольнении. Бывают случаи, когда при заполнении трудовой книжки сотрудник отдела кадров допускает грубую ошибку и печать не ставит.

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.

В остальных случаях, если было обнаружено отсутствие печати на месте записи об увольнении, работник вправе обратиться в данную организацию с требованием поставить печать организации. Законным основанием проставления отсутствующей печати может быть трудовой договор, его заверенная копия, а также ряд справок и выписок.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему.

Читать еще:  Повторное предоставление временного убежища
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector