Перечень документов для запроса у контрагента

Список документов для проверки контрагента

Для многих крупных компаний, особенно международных, проверка контрагента является обязательным процессом. Но и небольшие организации не должны обходить этот процесс стороной. Вы сможете быть уверенным в благонадежности делового партнера. При этом для налоговых органов сбор и проверка перечня необходимых документов о контрагенте покажет вашу добросовестность и предусмотрительность.

При заключении договора с новыми партнерами рекомендовано детально изучить его деятельность, узнать о легальности всех проведенных сделок, проверить репутацию и надежность. Необходимо знать, какие запросить документы необходимо у контрагентов. Отказать в этом компании не имеют права. Такая осмотрительность нужна для защиты бизнеса от проблем после заключения сделок.

Если ИФНС запросила документы по проверке контрагента, то вы обязаны их предоставить. При этом в список входят не только карточки счетов, бухгалтерская отчетность, таможенные декларации, но и деловая переписка. Для удобства ведения бизнеса в 1С: Бухгалтерия 8 включен новый электронный сервис прореки контрагента по ИНН и КПП. При заполнении формы компании будут отмечаться в реестре различными цветами, что поможет в ускорении процесса проверки. Но при включении этого режима могут возникать ошибки в работе программы при закрытии месяца. Тогда появляется вопрос, как отключить 1С проверку. Для этого в меню «Администрирование» необходимо выбрать вкладку «Интернет поддержка и сервисы». Далее убрать флажок с режима «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН».

Необходимые документы для проверки контрагента

Рекомендовано заранее указать необходимость запроса определенного списка документов у контрагентов в Положении о договорной работе организации. Наличие данного пункта дает вам возможность и право на официальный запрос. Список документов меняется в зависимости от юридической принадлежности потенциального партнера и места регистрации:

  • индивидуальный предприниматель;
  • юридическое лицо, зарегистрированное в России;
  • юридическое лицо, зарегистрированное за рубежом.

Важно! Все документы должны быть предоставлены в полной версии, а не только первая и последняя страницы. Выписки также не принимаются к рассмотрению для проверки. Все данные должны отражать актуальную информацию.

Список документов для запроса у ИП

Так как любой индивидуальный предприниматель не имеет Устава, других учредительных документов, то проверка максимально простая:

На основании этих документов и их актуальности можно переходить к заключению сделки.

Список документов для запроса у юридического лица

Для российских и зарубежных компаний список документов для проверки практически однотипный. Необходимо запрашивать полный перечень. При отказе у компании должны появиться сомнения в надежности сотрудничества.

  • Учредительные документы (уставные).
  • Документы о регистрации.
  • Документы из налоговой службы.
  • Доверенность о наличии полномочий представителя компании на подписание договоров.
  • Выписка из ЕГРЮЛ.
  • Лицензия на ведение работ (если такая необходима).
  • Образец подписи руководителя предприятия.

Передачу документов необходимо подтвердить описью или актом приемки.

Внимание! Документы должны быть нотариально заверенными или же подписанными лично уполномоченным должностным лицом. При необходимости можно запросить приложение печати.

Устав и другие учредительные документы предоставляются в полной версии. При появлении сомнений в подлинности запрашиваются старые редакции документов. Выписка из ЕГРЮЛ должна соответствовать дате передачи или даты установленной правилами проверки. Достоверность документа можно проверить на главном сайте налоговой инспекции. Но важно помнить, что информация на портале обновляется раз в неделю.

Обязательно проверять все страницы ЕГРЮЛ и свидетельства о внесении изменений. Необходимо убедиться, что в документах указано одно и то же название организации. Оно должно совпадать и с именем компании, указанной в свидетельстве ОГРН.

Лицензия на разрешение ведения деятельности запрашивается в том случае, если вид работ подразумевает ее наличие. Она не должна быть просроченной.

Даже при наличии лицензии не все сотрудники компании могут иметь разрешение/допуск к определенным работам. Этот момент необходимо уточнять и требовать разрешающие документы.

Проверка иностранного контрагента

Список документов, запрашиваемых для проверки у зарубежных компаний, будет таким же, как для российских.

Но есть несколько важных моментов:

  • Все документы должны иметь официальную копию на русском языке, отвечать всем правилам заполнения.
  • Для организаций из стран, с которыми у России не подписан договор об упрощенной системе сотрудничества, требуется легализация всех документов.
  • Необходимо запросить выписку из торгового реестра того государства, где зарегистрировали предприятие. Не все страны ведут этот документ. При его отсутствии можно получить сертификат о благополучии фирмы.
Читать еще:  Пенсионные взносы для ип в 2018 инвалидов 2 группы

При работе с иностранными контрагентами особенно важно пройти полный процесс проверки деловых партнеров. Причем делать это необходимо не только при первичном заключении договора о сотрудничестве, но и периодически запрашивать документы и проверять их актуальность.

Что делать, если документ не прошел проверку заверенности контрагента

В 1С: Бухгалтерия 8 предоставлена удобная база для проверки контрагента. Банки также предлагают уникальные сервисы для данного процесса. Так Raiffeisen банк создал удобную обширную программу для работы с документами, которые передаются в банк. Ознакомиться с ней можно на сайте компании с доменом ru. Здесь контрагенты также проверяются автоматически в реальном режиме времени. Для работы с такими программами необходимо подключение к интернету.

Если контрагент все же не прошел проверку, то необходимо сделать официальный запрос о дополнительной информации, узнать по каким причинам могли произойти ошибки. При отсутствии объективных причин связь с подобными контрагентами необходимо прекратить.

Подробнее о том, как происходит проверка контрагентов, вы сможете узнать из данного видео:

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

  • с российским юридическим лицом,
  • с индивидуальным предпринимателем,
  • с иностранным юридическим лицом.

В любом случае, документы должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут. Читайте также статью: → «ПБОЮЛ: расшифровка, налогообложение и регистрация».

Перечень запрашиваемых документов у ИП

  1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
  2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
  3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

  1. Правоустанавливающие или уставные.
  2. Регистрационные.
  3. Из налоговых органов.
  4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
  5. Выписку из ЕГРЮЛ.
  6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
  7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

  • Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
  • Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов. Убедитесь в том, что название компании в учредительных бумагах было таким же, как и в свидетельстве ОГРН. Они не совпадают лишь при одном условии – если юрлицо меняло имя. Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ. Читайте также статью: → «Регистрация ООО по месту прописки учредителя в 2020: документы, плюсы и минусы».

Читать еще:  Перерасчет пенсии за вредные условия труда список 1

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

  • если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
  • в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
  • если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

  1. Осмотреть его.
  2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → «Аудиторская проверка учредительных документов».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

  • у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
  • контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
  • контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

  1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
  2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

Список документов от контрагента для безопасного Договора

В данной статье пойдет речь об общем перечне документов, которые следует запросить у контрагента при заключении Договора, чтобы обезопасить себя в случае неоплаты и для проверки контрагента на юридические риски.

Если вы работаете с контрагентом давно и у вас сложились дружественные деловые отношения, то я готова вас поздравить. Но все мы хотим расширить свою клиентскую базу, и очень часто наши клиенты просят заключить договор на условиях отсрочки платежа. Итак, у вашей компании появился новый клиент. При этом его платежеспособность пока нам не понятна.

Давайте выясним, наличие каких документов позволит вам обезопасить себя при работе с новыми контрагентами. Обратите внимание, что в законе этот перечень не определен. Предоставление данных документов – это исключительно добрая воля сторон. Однако, если ваш потенциальный контрагент отказывается от предоставления данных документов, это повод к тому, чтобы задуматься о целесообразности заключения сделки.

При заключении Договора с контрагентом на условиях работы с отсрочкой платежа в целях снижения риска неисполнения сделки, мы рекомендуем запрашивать следующий комплект документов :

Копия Устава

Необходимо запрашивать копию Устава целиком (а не отдельные его страницы). Следует проанализировать положения Устава, касающиеся полномочий единоличного исполнительного органа. Это необходимо в связи с тем, что нередко право Генерального директора на заключение Договоров ограничивается необходимостью получения согласия от Совета директоров компании (таким образом, право Генерального директора на заключение сделки ограничивается учредительными документами). Согласно ст. 174 ГК РФ, если полномочия лица на совершение сделки ограничены учредительными документами и лицо вышло за пределы этих ограничений, сделка может быть признана недействительной.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).

Читать еще:  Отдел гибдд умвд россии по всеволожскому району ленинградской области

Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (Свидетельство ОГРН)

Копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица необходимо требовать у Покупателя с целью проверки того, что данная организация внесена в Единый государственный реестр юридических лиц, а также, чтобы узнать точный адрес места нахождения юридического лица.

Обратите внимание, что с 01 января 2017 года при регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей вместо свидетельства о государственной регистрации (Свидетельство ОГРН) выдается Лист записи соответствующего реестра — ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Т.е. если ваш контрагент зарегистрирован после 01.01.2017 г. Свидетельства ОГРН на бланке у него не будет, он сможет предъявить вам только лишь Лист записи.

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Свидетельство ИНН)

Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН. Копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе необходимо требовать у Покупателя с целью проверки того, что данная организация внесена в Единый государственный реестр юридических лиц, а также, чтобы узнать точный адрес места нахождения юридического лица.

Копия документа (Протокол) о назначении (избрании) физического лица

единоличным исполнительным органом юридического лица (Генеральный директор, Директор) от имени которого данное юридическое лицо заключает Договор или выдает доверенность на заключение Договора иному лицу.

Документ о назначении (избрании) физического лица единоличным исполнительным органом необходимо запрашивать у Покупателя с целью проверить полномочия лица, от имени которого заключается Договор. Нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Оригинал Доверенности (в случае, если Договор подписывает иное лицо (не единоличный исполнительный орган)

В случае, если Договор заключило иное лицо (не Генеральный директор), необходима доверенность на право подписи Договора. Если указанная Доверенность не прикладывается, то сделка считается заключенной не в интересах юридического лица, а в интересах того физического лица, который Договор подписал, не приложив доверенность. В доверенности указывается также срок ее действия. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.

Доверенность может быть заверена нотариально, а может быть заверена Генеральным директором самой организации. Если вы столкнулись с доверенностью, заверенной директором, то необходимо проверить его полномочия (являлся ли он директором в момент выдачи доверенности).

Обратите внимание, что речь идет об оригинале доверенности (НЕ копия!).

Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц

Рекомендуем запрашивать как можно более свежую выписку из ЕГРЮЛ (выданную не позднее 1 месяца до момента заключения Договора с контрагентом). Чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом, поскольку все сведения уже могли устареть. В любом случае рекомендуем вам активно пользоваться электронными выписками, которые можно получить на сайте налоговой инспекции https://egrul.nalog.ru/

Также очень неплохой сервис для проверки контрагентов можно найти по ссылке https://focus.kontur.ru

Еще один хороший ресурс для проверки контрагентов находится по ссылке — https://fedresurs.ru/

Рекомендуем активно использовать в своей работе!

Сведения, полученные с использованием указанных выше ресурсов, рекомендуется сравнить с выпиской, полученной от контрагента и при наличии расхождений в сведениях, уточнить у контрагента причины таких расхождений, а затем уже принимать решение о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Следует обратить внимание на то, что в случае необходимости ТОЛЬКО указанный пакет документов позволит реально исполнить вынесенное судебное решение (если возникнет необходимость обращения в суд).

В идеале необходимо запросить справку из банка Покупателя об открытии расчетного счета (при наличии информации о номере расчетного счета Покупателя процедура взыскания долга значительно упрощается – банк списывает денежные средства в бесспорном порядке на основании исполнительного листа).

Необходимо помнить, что получение указанных документов необходимо в целях получения достоверной информации о деятельности организации-Покупателя и реального исполнения судебного решения.

Также предоставление указанных документов связано с понятием «должной осмотрительности» и «проверки благонадежности» контрагента при заключении сделок. Если первичные документы будут подписаны неуполномоченным лицом, налоговая инспекция может отказать в вычете по НДС. Наличие у контрагента копий учредительных документов и документов (доверенности или приказа) о полномочиях лица, подписавшего документы, обезопасит контрагента от претензий инспекции. В данном случае можно будет говорить о том, что организация проявила должную осмотрительность при выборе контрагента.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector