Письмо подтверждение извинение

Письмо подтверждение извинение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Письмо подтверждение извинение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».

В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике. Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться.

Пример иска жалоба ходатайство

Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.

Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу…

Например, напишите так: „То, что произошло на прошлых выходных, было ужасно неуместно, неуважительно и эгоистично с моей стороны. Сделав предложение Джессике, я перевел все внимание на себя.

Без искренности правильное извинение перед клиентом невозможно. Если вы после совершенной ошибки думаете, что все обойдется без принесения извинений, то вы совсем не сожалеете о случившемся. Но, пересилив себя и взявшись за письмо, постарайтесь объяснить клиенту причины сложившейся ситуации. Сделайте это мягко и без лишних подробностей.

Барбара де Анджелис Секреты о женщинах, которые должен знать каждый мужчина Вступление Послание женщинам Я написала эту книгу для вас и для мужчин, которых вы любите. Я верю в то, что каждая женщина всегда мечтала, чтобы такая книга существовала. Тогда она могла бы дать ее своему партнеру, и…

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.

Я понимаю, что, как команда продаж, нам нужно всегда представлять себя как профессиональное и надежное, а своевременность — большая часть этого профессионализма.

В теме нужно не письма специально указывать, что это извинение именно. Пусть она будет нейтральной: «О договору по поставке …», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за… Думаем, что это лишь недоразумение.

Подобные проколы не редкость в сфере емейл-маркетинга. Возможно, ваша оплошность не вызовет ажиотажа в социальных сетях и СМИ, но всегда стоит иметь план действий на такой случай. Мне очень жаль моего позднего прибытия на важную торговую встречу с Агентством Звезд на прошлой неделе. Моя опоздание почти потеряла для нас ценного клиента.

В письме с извинениями Джон Борис, директор по маркетингу Shutterfly, обошёлся без подробного описания технических причин ошибки и не искал виноватых.

Официальное письмо клиенту с извинениями о некачественной продукции

Одним из обязательных профессиональных менеджера качеств, работающего с людьми, является умение официальную предвидеть претензию, текст которой уже составляется бойко в голове пышущего яростью клиента (если, хорошо в адрес организации, а ведь существуют УФАС еще, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, органы контролирующие), и предотвратить ее появление.

Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ. «Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске.

Понимая, когда вы допустили ошибку на работе и проявляете инициативу, чтобы извиниться перед вашим работодателем, это признак профессионализма.

Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно. Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса.

Если ошибка не была замечена вашим работодателем, особенно важно признаться в этом, а не надеяться, что это не будет замечено, так как может быть проблема, которая должна быть выполнена в порядке для исправления ситуации.

Особое место в этом круге вопросов занимает экономическая тематика: инвестиции, кредитование, недвижимость, бухгалтерское дело.

Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.

С помощью письма-извинения сглаживаются набирающие оборот конфликты, сводятся к минимуму ошибки коллег.

Возможно, вам придется написать личное письмо с извинениями или официальное или деловое письмо с извинениями. Остается ли это письмо актуальным? В любом случае отправьте письмо в ближайшее время, чтобы показать, что вы действительно цените свои отношения с другой стороной.

Нужно ли объяснять, почему вы отвечали так долго?

Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд. К категории сложных писем относятся письма-отказа.
Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов «связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.

Маркетологи Shutterfly отреагировали относительно быстро. Первые извинения в Twitter появились через несколько часов после ошибочной рассылки.

Вместо этого он объяснил, что сообщение предназначалось для «новоиспечённых родителей, которые недавно делали покупки для новорождённых», и заверил подписчиков, что «были приняты меры во избежание подобного в будущем». Клиентов интересует именно это, а не лишние подробности.

Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса. Тема: Письмо с извинениями для ожидания в службе доставки. Мы очень сожалеем о том, что не поставляем заказанные товары вовремя.

Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы — представьте, что вы и есть тот обиженный человек. Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание.

Один из способов исправить ситуацию — написать письмо, чтобы сказать, что вам жаль. Но как вы должны писать письмо с извинениями? Продолжайте читать больше о том, как написать письмо с извинениями, а затем просмотреть бесплатное письмо с извинениями, которое вы можете использовать в качестве руководства для написания собственного.

Удивленные (расстроились) таким халатным отношением к исполнению своих обязательств — товары следует упаковывать надежных е (тщательно). Настаиваем на возмещение ущербаків. 4. Очень разочарованы качеством и дизайном коробок, в которые были упакованы заказанные нами подарки 5.

Иными словами, осуществляйте письменную коммуникацию так же учтиво и корректно, как если бы вы беседовали с этими же людьми, сидя с ними за одним столом. Не стесняйтесь благодарить и извиняться. Пишите прямо о том, что вас беспокоит, но избегайте прямолинейности, граничащей с бестактностью и потому грозящей осложнением взаимоотношений.

С работниками торгового зала проведена недопустимости о беседа некорректного поведения с посетителями. В отношении применено П.А. Симагина дисциплинарное взыскание в виде замечания.
Эти деловые письма производят необычное впечатление буквально с первых строк. Они, несомненно, написаны в исключительно деловом стиле, но при этом начисто лишены присущих большинству подобных писем торопливости и формальности.

Второй абзац – это тело письма (основная часть). Необходимо объяснить, почему произошла подобная конфликтная ситуация.
Это обязательно! Следует избегать некоторых формулировок «произошло недоразумение», «небольшая задержка», «маленькая проблема». И это не зависит от того, считаете ли вы это правдой, желательно этого момента избегать, так как он может на компании оставить пятно, которое вряд ли исчезнет. Третий абзац – выражение огорчения и сожаления.

Письмо-приглашение можно рассматривать как часть делового этикета, в котором существуют свои правила и нормы. Поводом для приглашения могут послужить переговоры, ознакомление партнёра с работой вашей компании, проведение партнёрами совместных собраний, конференций, презентаций, приёмов и т.д. Уровень мероприятия диктует форму и стиль направляемого приглашения.

Однако ситуации бывают разные. Поэтому всегда лучше взять инициативу в свои руки и извиниться. В этой статье мы поговорим о том, как написать письмо-извинение, чтобы вернуть клиента или как минимум успокоить его. Когда извиняться? Всегда, когда вы накосячили.

Писать извинительное письмо в нашем случае — это помочь одному человеку наладить с другим человеком / клиентом/ компанией хорошие отношения.

РФ), «Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии» по-прежнему пользуются большим спросом у широкого круга читателей.

Не драматизируйте проблему эмоциональными высказываниями типа: «То, что с вами произошло — это действительно ужасно!». Такие формулировки усиливают негативные чувства, которые и без того испытывает потерпевший. — Нам очень жаль, что товар был доставлен Вам в ненадлежащем виде.

Читать еще:  По номеру снилс узнать дату его выдачи

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Письмо-извинение

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

Содержание письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

2.4. Письмо-извинение

Если необходимо извиниться за допущенные в работе ошибки, то следует, не откладывая, написать вежливое письмо, объяснить случившееся и пообещать, что подобные ошибки не будут допущены впредь. Тон письма должен быть искренним и доброжелательным.

В письмах-извинениях могут быть использованы следующие фразы:

We wish to offer our sincere apologies for…

I am sorry not to have answered your letter earlier.

We hope that it will never occur again.

We are very sorry that .

We are sorry about .

We must apologize for …

Please accept our apologies for .

I sincerely regret that .

Хотим принести наши самые искренние извинения за .

Извините, что задержался с ответом.

Надеемся, такого больше не случится.

Мы должны извиниться за .

Примите, пожалуйста, наши извинения за .

Я искренне сожалею, что .

2.5. Письмо-подтверждение

В случае если отправитель хочет подтвердить получение письма, каких-либо материалов или документов, в сообщении используется глагол toacknowledge.При сообщении о получении чего-либо используется также глаголtoconfirm (или однокоренное существительноеconfirmation, e.g. in confirmation of)в значенииподтверждать получение чего-л.,сообщать о получении чего-л.

– Weacknowledgereceipt…– Мы подтверждаем получение .

– Weconfirmthat… – Мы подтверждаем, что .

Такие письма обычно начинают фразами:

We acknowledge with thanks receipt of your letter .

We thank you for your letter of.

We have received your fax .

We confirm receipt of your letter dated 3 March 2010.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма .

Благодарим Вас за Ваше письмо от .

Подтверждаем получение Вашего факса .

Мы подтверждаем получение Вашего письма от третьего марта 2010 года.

Если отправитель хочет сообщить, что предварительная договоренность, достигнутая в личной беседе, по телефону или на переговорах, остается в силе, в письме используется глагол to confirm в значении подтверждать, окончательно согласовать, ратифицировать ранее достигнутые договоренности.

Наиболее частов таком письме-подтверждении используются следующие фразы:

We confirm by this letter our telephone conversation concerning .

We are writing to confirm our preliminary agreement regarding .

In confirmation of our fax transmitted this morning we …

In receipt of your letter of. we write to confirm that .

Этим письмом подтверждаем наш телефонный разговор .

Этим письмом подтверждаем нашу предварительную договоренность относительно .

В подтверждение нашего факса, переданного сегодня утром, мы .

Ваше письмо от . нами получено. Настоящим письмом подтверждаем, что .

2.6. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение можно рассматривать как часть делового этикета, в котором существуют свои правила и нормы. Поводом для приглашения могут послужить переговоры, ознакомление партнёра с работой вашей компании, проведение партнёрами совместных собраний, конференций, презентаций, приёмов и т.д. Уровень мероприятия диктует форму и стиль направляемого приглашения.

Ниже приводятся фразы, употребляемые во вступительных абзацах писем-приглашений и ответах на них:

It would give us great pleasure if you could visit .

We would like to invite you to .

We have the honour to invite you to the party on the occasion of.

Allow us to invite you .

We would be grateful (to you) if you could visit .

We thank you for your invitation .

Many thanks for your invitation .

We are sincerely happy to join you .

We are pleased to accept .

We are very grateful .

We regret we cannot accept.

Unfortunately, we are unable to accept your invitation .

Нам было бы очень приятно, если бы Вы смогли посетить .

Имеем честь пригласить Вас на вечер по случаю .

Разрешите (позвольте) пригласить Вас .

Мы были бы признательны (Вам), если бы Вы смогли посетить .

Благодарим за Ваше приглашение .

Большое спасибо за Ваше приглашение .

С удовольствием встретимся с Вами .

Нам приятно принять .

Мы очень признательны .

К сожалению, мы не сможем принять .

К сожалению, мы не сможем принять Ваше приглашение .

Письмо подтверждение извинение

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей. Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках. Деловые письма используются организациями для коммерческих целей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как написать идеальное письмо с извинениями

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ПЕСНИ, 4 концерт: ТИМАТИ & SLAME – Мои слезы. В память о Децле

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей. Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон.

К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках. Деловые письма используются организациями для коммерческих целей.

Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат. Не только профессиональные письма организации являются деловыми.

Читать еще:  Поиск медицинского полиса по фамилии

Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы. Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма.

Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру. Главная цель делового письма — информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом. Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются.

Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге. В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы.

Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка — запросы. Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон. Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле — изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь. В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете.

Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения. Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя — четырьмя предложениями. В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность.

Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно. Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском. При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле.

Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко. Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров. Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Сердечный, дружелюбный подход — это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов. Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах — это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании. Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше. Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете.

Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении. Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками.

Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью.

Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников. Блог HR-советы Как написать деловое письмо Как написать деловое письмо.

Елена Леонова Редактор Hurma Blog. В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Вот несколько примеров пар отправителей и получателей: бизнес — бизнес бизнес — клиент соискатель — компания бизнес — государственная организация работодатель — работник сотрудник — сотрудник Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Особенности деловых писем: Подчеркнутая официальность Адресность — наличие отправителя и получателя Стандартная деловая речь Тематическая ограниченность Нейтральный тон изложения Точность, исключающая недопонимание фактов Лаконичность Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила.

Различия между электронным и обычным письмом В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами.

Классификация деловых писем Не существует единой классификации деловых писем. Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа: Требующие ответа — вопрос, просьба, обращение, предложение. Не требующие ответа — приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем: Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение.

Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным.

Такие письма обычно являются ответом на жалобу. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.

Многие предприниматели начинают день с просмотра своих групп в социальных сетях. Итак, вы как всегда открываете свою страницу и видите отрицательный отзыв. В такой ситуации у вас есть только два варианта: проигнорировать негативный комментарий или отреагировать на него. Внимание, спойлер: лучше выбрать последний вариант. Люди реже покупают товары у компаний, которые оставляют жалобы клиентов без внимания.

Как написать деловое письмо

Если необходимо извиниться за допущенные в работе ошибки, то следует, не откладывая, написать вежливое письмо, объяснить случившееся и пообещать, что подобные ошибки не будут допущены впредь. Тон письма должен быть искренним и доброжелательным. В случае если отправитель хочет подтвердить получение письма, каких-либо материалов или документов, в сообщении используется глагол to acknowledge. При сообщении о получении чего-либо используется также глагол to confirm или однокоренное существительное confirmation , e. Если отправитель хочет сообщить, что предварительная договоренность, достигнутая в личной беседе, по телефону или на переговорах, остается в силе, в письме используется глагол to confirm в значении подтверждать, окончательно согласо вать, ратифицировать ранее достигнутые договоренности.

Деловые письма на английском языке

В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию. Высокопоставленный господин министр! Уважаемый учитель! Достопочтенный господин ректор! Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций Программа вводного инструктажа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Утерянные извинения — Смешарики 2D — Мультфильмы для детей

Делов ые письма на английском — это возможность организовать продуктивное деловое общение. Должный уровень деловой переписки подразумевает знание этикета и особенностей данной сферы. Нужно учитывать, что общение в деловой среде строго регламентировано и подчиняется определенным правилам. Любое коммерческое письмо — это часть официальной переписки, начиная которую важно соблюдать установленную манеру общения. Исход деловых переговоров напрямую зависит от правильности содержания и формы переписки. Деловое письмо не должно быть излишне длинным или информативно нагруженным. Текст должен быть логичным, последовательно изложенным, важно разделение на абзацы.

Извинения от лица компании: 6 основных правил

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Письмо — это основной инструмент служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями организациями, учреждениями. Всем приходилось в деловой переписке или личном общении приносить извинения за тот или иной поступок, либо действие. Давайте рассмотрим, как написать правильный текст на английском языке, чтобы без проблем составить правильное послание, если возникнет необходимость.

Читать еще:  Письмо претензия по поставке товара между юридическими лицами на возврат товара

Как написать письмо-извинение?

Вы накосячили. Клиент в ярости не хочет с вами разговаривать. А если хочет, то только малоизвестными фразами, которые не всегда приятно слышать.

Да, есть клиенты, делающие из мухи слона или создающие проблему на пустом месте. С ними нужно прощаться навсегда и радоваться, что есть чёрный список, который помогает навсегда вычеркнуть человека из клиентов.

Но если вы действительно накосячили и хотите исправить ситуацию, нужно действовать иначе.

Кто-то когда-то сказал: «Бездействие порождает уничтожение». В этом чувствуется истина. Чтобы избежать уничтожения, давайте предпримем меры.

При назревающем конфликте нужно быстро сгладить углы. В опытных компаниях чувствуют, когда клиент испытывает недовольство и готовится нанести удар претензией на всех фронтах площадках. Это в лучшем случае. Ведь есть ещё регулирующие органы, в которые он может обратиться, чтобы они навестили вас и наказали, как следует, по букве закона.

Идеальный вариант в этом случае — клиент просто прекращает сотрудничество с вами и нигде не шумит. Просто забыл о вас. У него нет времени на разбирательства.

Однако ситуации бывают разные. Поэтому всегда лучше взять инициативу в свои руки и извиниться.

В этой статье мы поговорим о том, как написать письмо-извинение, чтобы вернуть клиента или как минимум успокоить его.

Когда извиняться?

Всегда, когда вы накосячили.

  • Не выполнили отдельные пункты договора или принятые на себя обязательства.
  • Вы или ваши сотрудники нарушили деловой этикет. Оскорбили клиента или неудачно пошутили.
  • По ошибке продали просроченный, бракованный или некачественный продукт.
  • Возникли форс-мажорные обстоятельства, которые привели к нарушению условий договора.

Иногда возникают ситуации, на которые вы не можете повлиять и вовремя исправить. Но если в этом вина ложится на вас, нужно извиняться.

Далее мы разберёмся, что писать в извинении и в какой последовательности.

  1. Признать ошибку

Безусловно, в начале письма нужно поздороваться и представиться. Далее признаём ошибку.

Для клиента это важно. Он должен увидеть, что вы действительно знаете о случившемся искренне и сожалеете об этом.

  1. Рассказать о последствиях

В зависимости от ошибки, которую вы допустили, вероятно, клиент понёс материальные потери.

Скажите об этом и спросите, как вы можете возместить ущерб. Вы ведь хотите сохранить клиента. Вам нужно сделать так, чтобы он снова был доволен. Для этого нужно создать ситуацию, в которой он почувствует, что ничего не потерял. Вы ему всё возместили.

  1. Объяснить причины

Расскажите, почему это произошло.

Может показаться, что для клиента это на самом деле неважно. Но так вы ему покажите, что действительно поняли свой косяк и разобрались в ситуации.

  1. Сообщить о предпринятых мерах

Расскажите клиенту, что вы предприняли, чтобы подобная ситуация больше не повторилась ни с ним ни с другими клиентами.

Так он увидит, что вы действительно заботитесь о своих клиентах и ответственно подходите к работе.

  1. Загладить вину

Вероятно, это один из самых важных шагов. Вам нужно загладить свою вину так, чтобы клиент вернулся или как минимум перестал злиться.

Вы можете предложить скидку, подарок, бонус или что-то ещё ценное для клиента.

Причём клиент должен почувствовать, что вы это делаете не для того, чтобы он просто отвязался со своим негативом, а потому что любите клиентов и готовы сделать всё возможное, чтобы они тоже любили вашу компанию и не испытывали негативных эмоций.

  1. Призвать к действию

Конечно, это не обязательно. Но мы же копирайтеры. Как же без этого?

В этом пункте вы можете пригласить клиента на обед, на чашечку кофе или просто позвать в гости в офис, чтобы обсудить ситуацию и расставить точки над «и».

Или просто попросите написать ответное письмо и указать адрес, куда вы привезёте подарок в качестве извинений.

Плохой пример письма с извинением

При подготовке этой статьи я искал примеры писем-извинений, которые используют другие компании. Вот один из тех, что нашёл.

При чтении этого письма я не чувствую, что компания действительно раскаивается в ситуации и признаёт свою вину. Такого текста недостаточно.

Это больше похоже на шаблон, который подготовил секретарь, чтобы каждый день отправлять недовольным клиентам, внося некоторые правки. Например, можно изменить имя, ситуацию и это письмо подойдёт к каждому случаю с недовольным клиентом.

Но ведь это шаблон. А шаблоны всегда чувствуются. В них нет искренности.

Пример получше

На другом сайте я нашёл шаблон, который могут использовать магазины при задержке груза.

В этом письме есть извинение, объяснение причины и желание загладить вину.

Более хороших примеров найти не удалось. Поэтому я решил написать свой вариант письма-извинения, чтобы вы могли на него ориентироваться при необходимости.

Как Денис Каплунов принтер покупал

Долго думал, какую ситуацию выбрать, чтобы написать извинение, и вспомнил, как два года назад Денис Каплунов купил в офис отличный принтер в магазине Эльдорадо.

Принтер нужен был, чтобы распечатывать рекламные материалы, которые мы готовим для клиентов. Мы хотели видеть свою работу не на экране монитора, а на бумаге, как его видят получатели.

Например, мы могли подержать в руках распечатанное коммерческое предложение и прочесть его, как это делают клиенты. На бумаге всё смотрится иначе. Мы сразу видим, что нужно поправить, убрать или изменить.

Ну, так вот. Утром довольный Денис приехал в офис с большой коробкой под мышкой. В ней был дорогой принтер. Подключить мы его сами не смогли. Поэтому вызвали спеца из того же магазина. Он справился за три часа, и мы начали печатать коммерческие предложения.

Всё было отлично до тех пор, пока через два дня принтер не перестал работать. Он просто издавал непонятные звуки, иногда жевал бумагу, но результата не было.

Обратились в Эльдорадо. Починили. Через две недели принтер снова отказался печатать.

Опять обратились в Эльдорадо. Ну, как обратились. Денис поехал туда и через час привёз человека из магазина, который должен был разобраться в ситуации.

Мастер занял рабочее место одного из дизайнеров и в течение часа ковырялся в принтере, делая умный вид.

Через час он встал и сказал, что есть какие-то проблемы с иглой. Забрал принтер на проверку в магазин. По результату пообещал сообщить.

По результату было ноль информации. Спустя две недели Денис снова поехал в магазин.

В итоге принтер нам не вернули. Денис написал в Facebook длинный пост о любви к этому магазину.

В комментариях люди начали вспоминать о своём негативном опыте покупок в магазине. От этого негатив вырос ещё больше.

Только через неделю представитель магазина оставил свой комментарий о том, что Денис может прийти в магазин и забрать деньги, которые заплатил за принтер.

Вот такая история. Но давайте сейчас представим, что компания на самом деле отреагировала не так. Допустим, они написали Денису письмо с признанием ошибки и извинениями. Составим письмо, которое бы подошло в этом случае.

Пишем письмо разгневанному клиенту

Представим, что у меня есть магазин офисной техники. Денис купил у меня принтер, который в итоге вышел из строя. Он разозлился и написал гневный пост у себя на странице. Мне нужно написать письмо-извинение.

Сначала поздороваюсь, а далее буду действовать по плану, который описал в начале этой статьи.

  1. Признать ошибку

«Добрый день, Денис Александрович.

Недавно вы купили в нашем магазине лазерный цветной принтер модели _______. И через неделю обратились к нам с претензией о том, что он перестал работать.

Мы хотим загладить свою вину, чтобы вы остались нашим клиентом».

  1. Рассказать о последствиях

«Мы подозреваем, что вы выбирали принтер для работы, поскольку такую модель редко покупают для домашнего использования. Вероятно, из-за этого у вас возникли неудобства в выполнении рабочих задач».

  1. Объяснить причины

«После вашего обращения мы проверили ещё несколько моделей этого принтера, которые хранятся на складе. Выяснилось, что похожая неисправность есть и в других устройствах. Это производственный брак».

  1. Сообщить о предпринятых мерах

«Мы сообщили об этом производителю официальным письмом. Он обещал заменить все неисправные модели. После этого мы связались с другими клиентами, которые покупали принтеры этой серии. Уточнили, нормально ли работают их принтеры. Выяснилось, что ещё два принтера время от времени дают сбой в работе.

Мы попросили их привезти принтеры в магазин и обменять на модели другой серии бесплатно».

  1. Загладить вину

«Денис Александрович, очень жаль, что так произошло. Мы хотим загладить свою вину перед вами. Поэтому предлагаем обменять принтер на исправный или вернуть деньги, которые вы заплатили при покупке. А именно _______ гривен.

Как вам такой вариант? Если вас это не устраивает, готовы выслушать ваши варианты того, как мы можем загладить свою вину».

  1. Призвать к действию

«Пожалуйста, напишите нам ответное письмо, в котором укажите, какой вариант вам подходит.

Если у вас жёсткий график и мало времени, я готов сам приехать к вам в офис в удобное время с новым принтером или деньгами, в зависимости от того, какой вариант вы выберите.

Или просто позвоните по номеру +3___________. Я ещё раз извинюсь за эту ситуацию, отвечу на ваши вопросы и мы договоримся о встрече.

Руководитель __________ отдела

Давайте теперь соберём всё это в один документ в виде письма.

Вот такое письмо я бы написал клиенту, который остался недоволен работой моей организации.

Я почти уверен, что после такого письма Денис напишет другой пост в сетях, потому что компаний, которые действительно любят клиентов, не так много.

И если вы следите за активностью Дениса в соцсетях, то, вероятно, заметили, что иногда он рассказывает о хорошем сервисе отдельных компаний.

Заключение

Если накосячили, извинитесь. Если клиент — мудак, сами решайте, что с ним делать. Но не пускайте всё на самотёк. Действуйте.

  1. Признайте ошибку
  2. Объясните причины
  3. Расскажите о последствиях
  4. Сообщите о предпринятых мерах
  5. Загладьте вину
  6. Призовите действию.

Извиняться умеет тот, кто любит клиентов. Любви вам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector