Содержание

Срок хранение договоров о поставке

Срок хранение договоров о поставке

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),

  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно. (Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.) Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно.

Срок хранения договоров

Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.
Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок.

Сроки хранения договоров

  1. Предмет сделки.
  2. Обязанности и права сторон.
  3. Условия оплаты (если она предусматривается).
  4. Порядок разрешения споров.

Общие положения соглашения В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.


Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.
Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее. Когда начинается срок хранения Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010.
Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения. Особенности хранения В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские. Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются. Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы: Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня; Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436. Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так: При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены.
При этом необходимо учесть, что уничтожение трудовых контрактов с сотрудниками не производится. В случае ликвидации предприятия эти договоры направляются в госархив. Что касается гражданско-правовых соглашений, то они утилизируются по общим правилам.
Акт, который составляет комиссия в процессе уничтожения документов, обладает юридической силой. Он должен быть зарегистрирован в Общем журнале. При проверке налоговые органы могут его потребовать. Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год. Договор ответственного хранения: образец Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером.

Срок хранения договоров поставки

  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (

Перечень-1, ст. 447, 5 лет);

  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.
  • *Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя. Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению.

    Хранятся 5 лет. А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

    Срок хранения договоров поставки в рб

    Справка Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря. Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении. Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру. Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю.

    Срок хранение договоров о поставке

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранение договоров о поставке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

    Читать еще:  Ст 158 кража в особо крупных размерах

    В ст. 514 ГК РФ содержатся нормы, касающиеся ответственного хранения товара, однако остается существует ряд вопросов их практического применения.

    Специализированные помещения общего пользования

    Такой подход поддерживает устоявшаяся судебная практика. Например, вот формулировка из судебного акта ВАС РФ.

    Юристы пишут договоры, исходя из логики потенциальной возможности спора с контрагентом, учитывая практику разрешения споров по такой категории дел. Хранитель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных досрочным расторжением договора, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 904 ГК).

    Пример системы учета и хранения

    Нарушение простой письменной формы договора хранения влечет общие последствия, предусмотренные п. 1 ст. 162 ГК, — лишение сторон права в случае спора ссылаться на свидетельские показания. Для хранения предусмотрено два исключения из этого правила.

    Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

    Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

    Общие сроки сохранения документации

    Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве. Читайте по теме в электронном журнале Кому поручается текущее хранение договоров в организации Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

    Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты.

    Документ может включать в себя совокупность условий, которые классифицируются на несколько видов: существенные; дополнительные (не требующие согласования сторон); случайные (не предусмотренные законом, их отсутствие не отражается на действительности соглашения).

    Хранитель в таком обязательстве вправе по истечении обычного при данных обстоятельствах срока хранения потребовать от поклажедателя взять вещь обратно, предоставив ему для этого разумный срок. Неисполнение поклажедателем этой обязанности означает просрочку получения вещи с хранения. В случае спора продолжительность обычного и разумного срока устанавливается судом с учетом конкретных обстоятельств.

    В случае если товар не будет вывезен в разумный срок, покупатель вправе реализовать его, передать вырученные средства продавцу с удержанием своих издержек на его хранение и реализацию.

    Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.

    В случае если товар не будет вывезен в разумный срок, покупатель вправе реализовать его, передать вырученные средства продавцу с удержанием своих издержек на его хранение и реализацию.

    Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.

    Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

    Хранение договоров в организации

    Несогласованность различных условий, касающихся товара может повлечь риски преимущественно для покупателя. Его задача: «проявить должную степень осмотрительности» и «вести себя как рациональный хозяйствующий субъект» (фразы из судебной практики).

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Качественный договор поставки товара соответствует не только требованиям законодательства, но и отражает специфику работы компании, отвечает ее интересам. Задача состоит в том, чтобы создать добротный универсальный договор, который можно использовать для работы с разными контрагентами.

    Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

    Срок хранения договора поставки

    Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.
    Когда поклажедатель планирует реализовать товар, право осуществить продажу может быть предоставлено складу. В таких случаях стороны заключают смешанный договор, формулируя в нем условие о праве реализации товаров с последующей передачей вырученных сумм товаровладельцу.

    Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером.

    Если говорить о том, каковы сроки составления договора купли-продажи, то здесь многое зависит от типа продаваемого имущества. Само подписание документа занимает обычно не более получаса. Однако перед заключением сделки иногда требуется посещение различных инстанций и сбор пакета документации, что может отнять достаточно много времени.

    Срок хранения договоров поставки

    Следует учитывать, что в перечнях не прописаны сроки хранения договоров купли-продажи всех видов товаров, поэтому каждый документ требует отдельного рассмотрения. В любом случае соглашения по всем заключенным сделкам должны находиться в архиве не менее пяти лет после истечения времени их действия.

    В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения. В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии.

    В определенных случаях на хранение распространяется режим публичного договора. По прямому указанию ГК публичными являются: договор хранения на товарном складе общего пользования (п. 2 ст. 908), договор хранения ломбардом вещей граждан (п. 1 ст. 919) и договор хранения вещей в камере хранения транспортной организации общего пользования (п. 1 ст. 923).

    Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

    Когда начинается срок хранения

    ГК РФ определяет товарный склад как профессионального субъекта, организацию, предпринимательская деятельность которой заключается в хранении товаров.

    В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения.

    Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата.

    Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

    В качестве него выступает товар. Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов.

    В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

    Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).

    Срок хранения договора поставки товаров

    Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

    • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
    • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
    • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
    • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

    Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Возврат товара также производится специфически: правом осмотра обладают обе стороны. Если он не был проведен, а о повреждениях не было заявлено в установленные ст. 911 ГК РФ сроки, презюмируется надлежащее оказание услуг.

    Срок хранение договоров о поставке

    В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы. Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

    1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
    2. Создать единый их список.
    3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
    4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

    После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

    Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

      С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

    Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе. Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.


    При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

    Срок хранения договоров

    Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты. Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

    Содержание продукции Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами. При этом соглашение может предусматривать передачу во временное хранение самых разных предметов.

    Читать еще:  Строка 270 декларации по налогу на имущество

    Особый интерес, однако, представляет договор хранения товара. В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения.

    В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии. Эта формулировка позволяет определить три главных признака такой сделки:

    В качестве него выступает товар.

    Сроки хранения договоров

    Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

    Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:

    • аренды транспорта;
    • перевозки грузов;
    • энергоснабжения;
    • страхования зданий;
    • охранной деятельности;
    • предоставления аудиторских услуг;
    • размещения рекламы;
    • внедрения автоматизированных систем;
    • аренды помещения.

    Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

    • об основании общества;
    • договора о дарении;
    • купле-продаже земли или дома;
    • передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.

    Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

    У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку.

    Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть.

    По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.

    В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать.

    Порядок и сроки хранения договоров в организации

    Советуемся с коллегами Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть.

    Поэтому сделать нужно следующее: 1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны; 2) сформировать их в единый список; 3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры; 4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел. На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться.

    Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

    Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

    Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

    • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
    • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
    • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
    • аренду помещений;
    • проведение специальной оценки рабочих мест;
    • поставку канцелярских принадлежностей.

    Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

    Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения.
    А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.
    К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

    А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив.

    Cколько должны храниться договора в организациях?

    Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы.

    Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок.

    Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо.

    Срок хранения договоров поставки

    По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации. Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности: Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие; Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем; Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения. Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

    Срок хранения договоров поставки в рб

    Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки. Договоры действуют до завершения погашения обязательств. Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций.

    Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее. Общие правила Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения.

    Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

    При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

    Срок хранение договоров о поставке

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранение договоров о поставке». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

    В ст. 514 ГК РФ содержатся нормы, касающиеся ответственного хранения товара, однако остается существует ряд вопросов их практического применения.

    Специализированные помещения общего пользования

    Такой подход поддерживает устоявшаяся судебная практика. Например, вот формулировка из судебного акта ВАС РФ.

    Юристы пишут договоры, исходя из логики потенциальной возможности спора с контрагентом, учитывая практику разрешения споров по такой категории дел. Хранитель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных досрочным расторжением договора, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 904 ГК).

    Пример системы учета и хранения

    Нарушение простой письменной формы договора хранения влечет общие последствия, предусмотренные п. 1 ст. 162 ГК, — лишение сторон права в случае спора ссылаться на свидетельские показания. Для хранения предусмотрено два исключения из этого правила.

    Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

    Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

    Общие сроки сохранения документации

    Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве. Читайте по теме в электронном журнале Кому поручается текущее хранение договоров в организации Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

    Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты.

    Документ может включать в себя совокупность условий, которые классифицируются на несколько видов: существенные; дополнительные (не требующие согласования сторон); случайные (не предусмотренные законом, их отсутствие не отражается на действительности соглашения).

    Хранитель в таком обязательстве вправе по истечении обычного при данных обстоятельствах срока хранения потребовать от поклажедателя взять вещь обратно, предоставив ему для этого разумный срок. Неисполнение поклажедателем этой обязанности означает просрочку получения вещи с хранения. В случае спора продолжительность обычного и разумного срока устанавливается судом с учетом конкретных обстоятельств.

    В случае если товар не будет вывезен в разумный срок, покупатель вправе реализовать его, передать вырученные средства продавцу с удержанием своих издержек на его хранение и реализацию.

    Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.

    В случае если товар не будет вывезен в разумный срок, покупатель вправе реализовать его, передать вырученные средства продавцу с удержанием своих издержек на его хранение и реализацию.

    Либо перед списком статей номенклатуры дел, либо после них, сделайте самый обычный список литературы. Можете, если хотите, использовать сноски. Главное, чтобы пользователь номенклатуры не запутался, где ему искать соответствующую ссылку.

    Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

    Читать еще:  Форма собственности не указана статус временный

    Хранение договоров в организации

    Несогласованность различных условий, касающихся товара может повлечь риски преимущественно для покупателя. Его задача: «проявить должную степень осмотрительности» и «вести себя как рациональный хозяйствующий субъект» (фразы из судебной практики).

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Качественный договор поставки товара соответствует не только требованиям законодательства, но и отражает специфику работы компании, отвечает ее интересам. Задача состоит в том, чтобы создать добротный универсальный договор, который можно использовать для работы с разными контрагентами.

    Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

    Срок хранения договора поставки

    Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.
    Когда поклажедатель планирует реализовать товар, право осуществить продажу может быть предоставлено складу. В таких случаях стороны заключают смешанный договор, формулируя в нем условие о праве реализации товаров с последующей передачей вырученных сумм товаровладельцу.

    Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером.

    Если говорить о том, каковы сроки составления договора купли-продажи, то здесь многое зависит от типа продаваемого имущества. Само подписание документа занимает обычно не более получаса. Однако перед заключением сделки иногда требуется посещение различных инстанций и сбор пакета документации, что может отнять достаточно много времени.

    Срок хранения договоров поставки

    Следует учитывать, что в перечнях не прописаны сроки хранения договоров купли-продажи всех видов товаров, поэтому каждый документ требует отдельного рассмотрения. В любом случае соглашения по всем заключенным сделкам должны находиться в архиве не менее пяти лет после истечения времени их действия.

    В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения. В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии.

    В определенных случаях на хранение распространяется режим публичного договора. По прямому указанию ГК публичными являются: договор хранения на товарном складе общего пользования (п. 2 ст. 908), договор хранения ломбардом вещей граждан (п. 1 ст. 919) и договор хранения вещей в камере хранения транспортной организации общего пользования (п. 1 ст. 923).

    Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

    Когда начинается срок хранения

    ГК РФ определяет товарный склад как профессионального субъекта, организацию, предпринимательская деятельность которой заключается в хранении товаров.

    В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения.

    Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата.

    Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

    В качестве него выступает товар. Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов.

    В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

    Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).

    Срок хранения договора поставки товаров

    Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

    • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
    • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
    • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
    • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

    Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Возврат товара также производится специфически: правом осмотра обладают обе стороны. Если он не был проведен, а о повреждениях не было заявлено в установленные ст. 911 ГК РФ сроки, презюмируется надлежащее оказание услуг.

    Срок хранения договоров

    Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

    Порядок определения периода сохранности

    Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

    Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

    В деловом обороте используются сроки:

    1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
    2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

    Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

    Учет в журналах для контроля сроков

    Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

    • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
    • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
    • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

    В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

    1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
    2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
    3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
    4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

    Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

    Примеры сроков хранения по видам договоров

    Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

    Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

    Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

    Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

    К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

    Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

    Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

    В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

    • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
    • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
    • составление описи документов;
    • утилизация и составление акта.

    Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector