Сроки обработки входящей корреспонденции в организации

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). 1 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично».

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

  • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • получена доплатная корреспонденция;
  • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует. 2

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 3

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию,которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 4

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. 5 При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. 6

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

  • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
  • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
  • если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;
  • если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
  • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. 8

Предварительное рассмотрение документов
службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. 1

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. 2

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. 3

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

  • примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  • перечня должностных лиц и их обязанностей;
  • технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 4

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

  • важность его содержания;
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • реальная срочность исполнения документа;
  • вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 5

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 2

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам. 3

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 4

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. 5

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 6

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации. 7

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Читать еще:  Что делать когда разводятся родители

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 8

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Работа с входящими документами

Автор: Пластинина Н.В.

Первичная обработка (сортировка) документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (. ) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

какое-либо вложение в конверте отсутствует;

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Читать еще:  Устранение засора централизованной канализации за чей счет

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

  • централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
  • движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
  • исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
  • исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
  • организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать, что:

  1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
  2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
  3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.
Читать еще:  Хранение употребление распространение статья

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

  1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
  2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
  4. Научные отчеты.
  5. Нормы и нормативы расхода материалов.
  6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
  7. Поздравительные телеграммы, письма.
  8. Прейскуранты.
  9. Пригласительные билеты.
  10. Программы конференций, совещаний.
  11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
  12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
  13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
  14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Канцелярия ООО «Ромашка»
________________20___г.
____ №_____________

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. — указывается, что документ является входящим;
114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 — код структурного подразделения

Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например:

03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку. При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз. на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Сроки обработки входящей корреспонденции в организации

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию. Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения.

Обработка входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция

Регламентируем работу! При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Если письмо поступило в электронном виде, то оно просто прикрепляется к электронному журналу регистрации.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

  • Темы:
  • Документооборот
  • Регистрация документов
  • Входящие документы

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять – читайте в статье. Из данного материала вы узнаете:

  • какие документы являются входящей корреспонденцией организации;
  • правила работы со входящей корреспонденции;
  • какие требования к входящей корреспонденции;
  • как регистрировать входящую корреспонденцию.

Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг.


Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

Входящая и исходящая внутренняя документация.

Порядок обработки входящих документов

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.
Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Формируем и храним дела с перепиской организации

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Регистрационный (входящий) номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). 7. Заголовок (краткое содержание) документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. 8. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции. 9. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.


10.

Сроки обработки входящей корреспонденции в организации

Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель – это руководитель организации или подразделения. Просматривает поступившие на его имя бумаги и принимает по ним решения. В дальнейшем оценивает исполнение. Ответственный исполнитель – сотрудник компании, указанный в резолюции руководителя (полномочного лица) как «Ответственный исполнитель». Получает документ для его дальнейшего исполнения, организует исполнение и докладывает о ходе работы. Контроль исполнения документов Контролер – сотрудник компании, который по назначению руководства должен осуществлять контроль исполнения. Также в его обязанности входит снятие с контроля и завершение работ. Секретарь – секретарь руководителя. Получает корреспонденцию, отвечает за ее сортировку, регистрацию и оформление.
Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение.
Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании. Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector