Требования для менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Общие положения

  1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
  2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
  4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

  • законченное высшее образование;
  • высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
  • опыт работы по профилю от 1,5 лет.

Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

  • профильное законодательство и нормативные акты;
  • особенности внешнеторговых операций;
  • деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
  • ведение документооборота по закупкам;
  • ведение процесса деловой переписки;
  • специфика формирования цен на закупаемые товары;
  • основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
  • мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
  • заключение договоров с иностранными контрагентами;
  • контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
  • отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
  • поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
  • использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
  • взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
  • требуемым аспектам процессов закупок.

Менеджер по закупкам руководствуется:

  • действующим законодательством;
  • документами фирмы;
  • содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

  1. Организация закупки соответствующих товаров.
  2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
  3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
  4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
  5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
  6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
  7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
  8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
  9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
  10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
  11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
  12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
  13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
  14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
  15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
  16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

  1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
  2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
  3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.

Менеджер по закупкам имеет права:

  1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
  3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
  4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
  5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
  6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
  7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
  8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
  9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Менеджер по закупкам: должностные обязанности и требования

В современном обществе довольно популярной и востребованной является профессия менеджера, но далеко не каждый в полной мере понимает суть данного вида деятельности. К тому же многие имеют о данной работе несколько обобщенное представление, и мало кто знает, что профессия менеджера подразделяется на множество отдельных отраслей. Например, менеджеры по персоналу специализируются на подборе квалифицированных кадров, а event менеджеры основывают свою деятельность на организации разного рода мероприятий. Существует также отрасль специалистов по закупкам, деятельность которых кардинально отличается от работы прочих представителей данной профессии.

Рассмотрим подробнее суть деятельности менеджера по закупкам, основные должностные обязанности, требования и прочие важные нюансы, связанные с этой профессией.

Кто это такой?

Менеджер по закупкам является довольно важным звеном штата любой компании, особенно если речь идет о торговом предприятии. Именно в обязанности этого специалиста входит поиск наиболее выгодных торговых предложений, общение с поставщиками, закуп всего необходимого и оформление соответствующей документации.

От квалификации и личных навыков профессионала будет напрямую зависеть уровень снабжения организации всем необходимым, а также в какой-то степени финансовое положение компании, поскольку грамотный специалист всегда сможет организовать работу таким образом, что на закупке некоторых товаров или оборудования получится выгодно сэкономить не в ущерб качеству приобретенного.

В некоторых особо крупных компаниях для этих целей создается даже специальный отдел, сотрудники которого имеют определенные, разграниченные задачи, благодаря чему их работа более слаженная и размеренная, ведь всем процессом занимается не один человек, соответственно, отсутствует спешка, риск возникновения путаницы сведен к минимуму. Например, практика распределения сотрудников на отделы свойственна для организаций, занимающихся госзакупками. Это может быть и сельхозпродукция различного спектра, а также различные сорта и виды зерновых культур. В некоторых случаях менеджеру может даже понадобиться помощник, на которого он сможет возложить часть обязанностей по закупке зерна и прочей продукции.

Очень часто отделы по закупкам могут выстраиваться следующим образом:

  • главный менеджер занимает руководящую должность в отделе и основная часть самых обязанностей, соответственно, лежит на нем, что делает его ответственным за работу всего отдела;
  • у руководителя есть несколько ассистентов, упрощающих его работу, которые могут помогать в поиске выгодных предложений и организации встреч с поставщиками.

Достоинства и недостатки профессии

Как и у любой другой сферы деятельности, у профессии менеджера по закупкам существуют свои достоинства, но не обходится и без недостатков.

К неоспоримым достоинствам можно отнести следующие:

  • постоянное изучение рынка предложений, которое в той или иной мере способствует более интенсивному развитию профессиональных навыков;
  • благодаря огромному числу контактов с производителями различных товаров и представителями продающих фирм можно обзавестись неплохим кругом знакомств, которые могут оказаться полезными в дальнейшей жизни;
  • в некоторых случаях возможно приобретения товаров иностранного производства, выбрать которые на расстоянии невозможно, поскольку необходимо лично удостовериться в качестве продукта; именно поэтому специалистам в данной области обеспечены регулярные заграничные командировки, в которых также можно найти время для личного досуга;
  • уровень заработной платы всегда будет зависеть лично от ваших навыков и профессионализма, поэтому можно быть уверенным, что действительно качественная работа всегда будет оценена по заслугам.
Читать еще:  Угон тойота рав 4 в 2018 году

Среди недостатков наиболее часто подмечают следующие:

  • очень высокая степень ответственности, которая возлагается на специалиста – от менеджера по закупкам зависит функционирование компании в целом, поскольку качеств товара и выгодность сделки напрямую скажется на финансовом положении предприятия;
  • при отсутствии необходимых материалов и сырья у привычных поставщиков специалисту придется экстренно искать новых, договариваться и составлять новые условия контрактов;
  • необходимо грамотно рассчитать количество товаров и сырья, которое предстоит приобрести, поскольку недостаток может привести к проблемам в производстве, а избыток – к проблемам финансового плана.

Обязанности и функции

Должностные обязанности менеджера по закупкам, а также функции, которые выполняет этот специалист, весьма разнообразны, хоть и сводятся в итоге к одному – проведению закупок.

Рассмотрим подробнее, чем именно занимается профессионал такого типа:

  • как уже ранее было сказано, основной обязанностью является обеспечение предприятия всем необходимым для функционирования;
  • каждый сотрудник, занимающийся закупками, должен знать, как поддержать хорошие деловые отношения с уже имеющимися поставщиками, как найти новые выгодные предложения;
  • составление заявок в текущем времени, которые обозначат будущие заказы – одна из основных задач;
  • процессы поставок должны находиться под тщательным контролем, особенно если речь идет о сотрудничестве с новыми поставщиками, поэтому в функциональные обязанности менеджера также входит отслеживание поставок;
  • помимо этого, специалист должен заниматься постоянным мониторингом рынка предложений, находясь в поисках новых поставщиков, а также отслеживая изменение в ассортименте старых;
  • в соответствии с уровнем продаж, которые могут увеличиваться или снижаться, необходимо также производить коррекцию количества закупаемого материала, чтобы не возникло ситуации с его нехваткой или избытком;
  • очень важно отслеживать новые предложения постоянных поставщиков, поскольку в таких случаях можно договориться о более выгодных условиях сделки;
  • в случае закупки какого-либо категорийного сырья, например, на производство продуктов питания или в ресторан, необходимо убедиться в качестве товаров, а также в сроках его годности;
  • и, конечно же, необходимо вовремя решать финансовые вопросы, чтобы избежать долгов перед поставщиками.

Требования

Соискатели работы, желающие связать свою деятельность с данной профессией, должны знать, что существуют определенные требования, которые касаются не только профстандарта, но и личных качеств. Без совокупности всех требований и определенного уровня компетенции невозможно стать настоящим профессионалом своего дела.

Поэтому необходимо подробнее ознакомиться с требованиями и, сопоставив их со своими личными навыками, сделать все необходимое для того, чтобы соответствовать должности менеджера по закупкам.

Конечно, человек, занимающий такую должность, должен быть весьма незаурядный и иметь активную, уверенную жизненную позицию. Это необходимо для поисков выгодных коммерческих предложений, соответствующих запросам компании. Кроме того, твердый внутренний «стержень» поможет грамотно взаимодействовать с конкурентами и вести здоровое соперничество. Уверенным в себе людям, обладающим также такими качествами, как коммуникабельность, позитивность и общительность, будет гораздо проще вести переговоры и найти общий язык с непосредственными партнерами. Менеджер по закупкам, обладающий аналитическим складом ума, сможет с легкостью разрешать даже самые сложные задачи, если и не в пользу своей компании, то хотя бы не во вред ей.

Ответственность и пунктуальность поможет во взаимодействии с начальством и партнерами, поскольку именно эти качества помогут вам выглядеть профессиональнее в глазах окружающих. Быстрая обучаемость, целеустремленность, а также высокий уровень работоспособности – те качества, которые помогут вам развиваться в профессиональной сфере и добиться более быстрого карьерного роста.

Многозадачность, целеустремленность и стрессоустойчивость – это те личностные характеристики, которые помогут при столкновении с трудностями достойно отстоять свою позицию в любом вопросе, выполняя при этом должностные обязанности на высшем уровне.

Существует также множество других личностных характеристик, которыми должен обладать профессиональный агент по закупкам. Но в данном случае представлены основные качества, без которых невозможно стать надежным специалистом в своем деле.

Знания и навыки

Что касается знаний и профессиональных навыков, то здесь все немного сложнее. Дело в том, что без некоторых личных качеств можно обойтись, если специалист в совершенстве владеет профессиональными навыками, но закрыть глаза на отсутствие даже некоторых из них работодатель просто не может, даже если вы являетесь обладателем весьма привлекательных личностных характеристик.

Специалист должен иметь следующие знания и навыки:

  • прежде всего, профстандарт определяет необходимость наличия высшего образования в области менеджмента, благодаря которому вы будете знать все тонкости работы хотя бы в теории, если отсутствует практический опыт;
  • невозможно обойтись и без определенного уровня подготовки в вопросах проведения деловых переговоров; особенно ценятся сотрудники, прошедшие курсы подготовки по данному направлению, где подробно изучаются все тонкости и важные нюансы процесса;
  • в некоторых случаях может возникнуть необходимость работы с очень большими объемами разной информации, поэтому настоящий профессионал должен хорошо ориентироваться в материале и уметь быстро переключать внимание с одной задачи на другую;
  • помимо этого, необходимо обладать знаниями в области логистики, а также иметь определенный уровень познаний в области гражданской и коммерческой правовой системы;
  • приветствуются знания в области ценообразования, уверенное пользование персональным компьютером и опыт работы в сфере продаж.

Образование и карьера

Несомненно, каждый специалист должен иметь профильное образование в своей сфере, которое позволяет ему хотя бы в теории составить представление о той должности, что ему предстоит занять в будущем. Но зачастую многие думают, что для работы в сфере закупок достаточно иметь лишь диплом, подтверждающий квалификацию в области менеджмента. Это мнение ошибочно, поскольку необходимо иметь более узкие, профильные знания о данной области. Даже если вы имеете высшее образование в области менеджмента, вам обязательно нужно пройти курс переподготовки или прослушать курс дополнительного образования в сфере управления закупками и отдельно ознакомиться с госзакупками, которые кардинально отличаются от коммерческой деятельности частных предприятий.

Кроме того, многие работодатели являются сторонниками проведения регулярного обучения своих сотрудников, направленного на повышение квалификации и обновление знаний, соответствующе смене ситуации на рынке и в экономике страны. Стоит быть готовым к тому, что при получении данной должности в любой компании, абсолютно любого формата и масштаба, изначально вы будете начинать свою карьеру с оплачиваемой стажировки, при успешном окончании которой вы уже сможете считаться полноценным менеджером по закупкам. В дальнейшем, чтобы у сотрудников не пропадала мотивация к работе, начальник должен заинтересовать специалистов, обеспечив им возможность карьерного роста. Например, в крупных компаниях, где существуют целые отделы по закупкам, вы можете начать свою карьеру с младшего специалиста, затем получить повышение до профессионала среднего или старшего уровня и постепенно дойти до должности начальника отдела.

Вместе с повышением по карьерной лестнице будет также меняться и уровень ответственности, и количество задач, а также уровень оплаты труда.

Правила составления резюме

Для того чтобы из всех соискателей обратили внимание именно на вас, необходимо составить грамотное резюме, в котором вы будете представлены в самом выгодном для работодателя свете.

Рассмотрим следующие основные правила составления резюме:

  • не стоит растягивать рассказ о себе и своих достижениях на несколько страниц; информация должна быть краткой и понятной;
  • категорически запрещается искажать факты, касаемо вашего обучения и опыта работы, поскольку эту информацию вы должны будете подтвердить документально при помощи диплома об образовании или трудовой книжки;
  • оформление должно быть целостным, поэтому рекомендуется использовать одинаковые приемы для выделения каких-либо важных деталей, а также единый шрифт;
  • чтобы заранее заполучить благосклонное расположение работодателя, рекомендуется прикрепить к резюме свою фотографию; лучше всего, если это будет профессиональный снимок, где вы представлены в достаточно стильном, но сдержанном образе;
  • резюме должно быть чистым с точки зрения пунктуации и орфографии, а также иметь определенную направленность – рекомендуется изначально указать должность и уровень оплаты труда, к которому вы стремитесь;
  • указание личных достижений, полученных на прежних местах работы, также приветствуется.

В некоторых случаях можно дополнить резюме сопроводительным письмом, в котором вы можете уведомить работодателя о том, что вы сочли вакансию весьма привлекательной для вас и находите себя вполне достойным и подходящим по определенным параметрам соискателем. А также можно перечислить некоторые личные качества и кратко указать ключевые моменты из резюме.

Менеджер по закупкам: обязанности, должностная инструкция

Менеджер по закупкам – сотрудник, который должен быть в штате любого предприятия, осуществляющего торговую деятельность. Он лучше всех осведомлен, как правильно вести с поставщиками переговоры и настроить их на дальнейшее сотрудничество, где выгоднее всего совершить закупку товара, как выработать наиболее подходящую стратегию для фирмы.

Суть работы менеджера по закупкам

Данная сфера деятельности связана с поиском поставщиков и осуществлением закупок, изучением рынка, решением различных проблем.

На работу менеджера влияет вид торговли и направление. В том случае, если деятельность компании может позволить заблаговременно рассчитать и определить реализацию товаров, то его обязанности будут заключаться только лишь в совершении закупок согласно плану. А когда есть необходимость в приобретении эксклюзивных или сезонных вещей, дорогой косметики, украшений, тогда на менеджера возлагается ответственность за поиск товаров и расчет объемов продаж за минимальный период.

Основной целью менеджера является поиск и выработка конкретной стратегии для осуществления закупок, а также определение некоего равновесия между закупкой и продажами. Конечно же, сотрудник также должен следить за тем, чтобы реализуемый товар соответствовал потребностям покупателя и продавался в минимальные сроки на прибыльных условиях.

Административный аппарат компаний, как правило, отдает предпочтения работникам с высшим образованием. Придается значение профилю, который наиболее близок к деятельности фирмы (например, медицинский, химический, строительный). В некоторых случаях большим преимуществом является экономическое направление.

Читать еще:  Судебная практика апк по отказу в ходатайстве об отложении

Бывают ситуации, когда на предприятии сотрудник переквалифицируется с другой должности на эту. Например, из отдела логистики, маркетинга, менеджера по продажам и прочее. Все зависит от личностных качеств и потенциала конкретного человека.

Требования к менеджеру по закупкам

К сотруднику выдвигаются такие основные требования:

  • аналитический склад ума;
  • навыки работы с компьютером;
  • знание требований к поставкам товара по договорам;
  • знание сроков осуществления поставок;
  • осведомленность в работе транспортировки и таможни;
  • умение вести переговоры;
  • способность работать с большим количеством материала;
  • готовность к разрешению различных проблем и принятию ответственности;
  • навыки правильного распределения исполнения задач;
  • компетентность в экономической теории.

В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).

Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров.

Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.

Обязанности менеджера по закупкам

Потребность в наличии квалифицированного сотрудника на предприятиях растет каждый день. Востребованным становятся те специалисты, которые могут разрабатывать наиболее подходящую и выгодную концепцию, учитывая факторы рынка, сферы деятельности, показатели продаж.

Наиболее ценны те сотрудники, которые способны держать в памяти большое количество информации и быстро давать оценку ситуации.

Должностные обязанности сотрудника включают в себя множество функций, которые напрямую зависят от сферы деятельности предприятия. В качестве основных можно выделить:

  • поиск поставщиков, которые предлагают блага по наиболее выгодным ценам;
  • предоставление сведений другим отделам предприятия;
  • доведение информации до руководства;
  • формирование заказов;
  • расчет необходимых товарных объемов;
  • отслеживание результатов исполнения заказа;
  • оценивание рынка и спроса на блага;
  • контролирование продаж товара;
  • изучение новых интересных предложений;
  • определение товара, который следует добавить в ассортимент или убрать;
  • осуществление проверки качества продукции;
  • обеспечение склада необходимым объемом благ;
  • устранение конфликтных ситуаций с поставщиками, потребителями;
  • контроль транспортировки и сроков отгрузки заказанного;
  • способствование решению проблем на таможне;
  • консультирование продавцов;
  • осуществление контроля по выплатам за приобретаемое.

Стоит отметить, что в каждой компании должностные обязанности менеджера по снабжению определяются согласно пожеланиям и предпочтениям руководства. Поэтому перечень может быть либо дополнен, либо существенно сокращен за счет делегирования некоторых функций другим сотрудникам.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Некоторые фирмы считают менеджера по снабжению исполнительным сотрудником, который четко выполняет поставленные перед ним задачи. В других применяется иной подход – ему предоставляется возможность оказывать влияние на стратегию закупок. Кто-то видит в этом возможность для реализации собственных идей и подходов, дальнейшего карьерного роста, а кто-то – страх ошибиться.

Однако, к основным преимуществам данной профессии относят:

  • высокую оплачиваемость, соразмерную возлагаемым обязанностям;
  • престижность;
  • возможность самостоятельно действовать;
  • продвижение по карьерной лестнице;
  • разноплановость работы.

Но существуют также нюансы, которые считаются отрицательной стороной профессии. А именно:

  • большая степень ответственности;
  • существенная зависимость от внешней среды (политической и экономической атмосферы, географии деятельности и так далее);
  • высокая конкурентность рынка.

Для того, чтобы стать профессионалом в сфере менеджмента, необходимо обладать исключительными навыками плодотворного взаимодействия с поставщиками и способностями к достижению поставленных целей. Нужно уметь вести переговоры, а также договариваться о предоставлении скидок, рассрочек, возможностей возврата нереализованного товара.

Профессия менеджер по закупкам

Менеджер по закупкам – это специалист, благодаря которому любая торгующая компания или предприятие бесперебойно выполняют свою главную функцию – удовлетворяют спрос потребителей на определенную продукцию.

Ближе всего к сегодняшнему менеджеру по закупкам в Советском Союзе стояла профессия снабженца. Он занимался поиском и приобретением необходимых предприятию товаров и сырья. Ему нередко приходилось ездить в далекие командировки и прикладывать массу усилий, чтобы в условиях дефицита найти все что требовалось. Цена в те времена мало волновала и самих снабженцев, и их руководителей, поскольку все предприятия были государственными, зато к качеству порой предъявлялись завышенные требования.

В эпоху перестройки работа снабженца стала несколько хаотичной. В изменившихся обстоятельствах, в условиях нестабильности и неопределенности специалистам по закупкам сложно было найти то сырье или товар, которые удовлетворят потребителя. Проблемы возникали и с отпускной стоимостью материалов, которая менялась каждый час, и с транспортировкой приобретенных товаров к месту назначения.

Сегодня работа менеджера по закупкам упорядочена и подчинена международным стандартам. Это ответственная, уважаемая в обществе профессия, и ее популярность и востребованность еще долго будут оставаться стабильно высокими.

Описание и характеристика профессии

За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.

Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.

От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.

Специальности, вузы и предметы ЕГЭ

Для работы в этой области понадобится высшее образование в сфере менеджмента. Такие программы есть практически в любом российском вузе, несколько примеров:

  1. НИУ «МЭИ» (Москва), Инженерно-экономический институт – программа бакалавриата «Логистические системы в экономике и управлении».
  2. Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, Байкальский государственный университет (Иркутск) – бакалавриат по профилю «международная логистика и управление поставками».
  3. Подготовку в бакалавриате по специальности «организация и управление бизнесом в сфере торговли» предлагают СПбПУ Петра Великого (Санкт-Петербург), ХГУЭП (Хабаровск) и СГТУ (Саратов).

Варианты обучения по разным профилям направления «менеджмент» (код специальности 38.03.02), так или иначе связанным с организацией закупок, на сегодняшний день предлагают десятки вузов страны, среди них есть такие крупные, как:

  • Российский университет дружбы народов (Москва);
  • НИУ «Высшая школа экономики» (Москва, Санкт-Петербург);
  • Оренбургский государственный университет;
  • Алтайский государственный университет (Барнаул);
  • Дальневосточный федеральный университет (Владивосток);
  • Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону).

В этих университетах студенты направления «менеджмент» помимо прочих специальных предметов изучают управление закупками и запасами, цепями поставок, логистику снабжения и другие профессиональные дисциплины, необходимые для эффективной работы в должности менеджера по закупкам.

Для поступления на любую связанную с менеджментом специальность в российский вуз потребуется сдать ЕГЭ по математике, обществознанию, русскому языку и, как правило, еще и по английскому. Проходные баллы в топовые университеты высокие – в сумме по четырем предметам – от 350 (в среднем больше 87 за один).

Не меньший интерес для работодателя представляют кандидаты с опытом в торговле и высшим образованием, совпадающим по профилю с родом деятельности компании: например, с фармацевтическим, если вакансия менеджера по закупкам открыта в аптеке, или с техническим, если специалиста ищут в автомобильный салон. Если фирма международная, просто необходимо выучить соответствующий иностранный язык, причем важна не «корочка», а реальные знания, поэтому высшее образование в этой сфере необязательно, можно пойти в любую языковую школу. Главное, чтобы знаний хватало для делового общения и переписки.

Сегодня можно найти массу бизнес-академий и учебных центров, которые предлагают курсы менеджеров по закупкам. К сожалению, от подобного обучения будет мало практической пользы, если нет опыта работы по профессии. В качестве серьезного базового образования учебу на таких курсах большинство работодателей всерьез не воспринимает. Но дополнительная прокачка может быть полезной тем, кто уже успешно трудится в торговле и хочет повысить квалификацию или освоить смежные компетенции.

Обязанности

Менеджер по закупкам должен:

  • контролировать качество продукции;
  • следить за тем, чтобы склад своевременно пополнялся, а товары или сырье всегда были в наличии;
  • составлять договоры и следить за тем, чтобы их условия исправно выполнялись всеми сторонами;
  • искать поставщиков, среди всей массы потенциальных партнеров выбирать наиболее выгодных для компании по критериям цены и качества;
  • вести переговоры с поставщиками;
  • планировать закупки.

Это базовый набор обязанностей менеджера по закупкам. В международных компаниях сотрудник на этой должности занимается еще и вопросами таможни и сопроводительной документацией.

Кому подходит профессия

Менеджер по закупкам должен обладать аналитическим складом ума, быть коммуникабельным, стрессоустойчивым и уже иметь хотя бы минимальный опыт работы в логистике или торговле до того, как он начнет свой путь в конкретной сфере. Чтобы претендовать на эту должность, нужно:

  • уметь эффективно вести переговоры;
  • быть юридически подкованным – знать основы коммерческого и гражданского права;
  • иметь навык составления договоров купли-продажи;
  • быстро и успешно работать с большими объемами информации.

Часто необходимо еще и знать специализированное программное обеспечение, например, 1С.

Заработная плата

Уровень дохода напрямую зависит не только от опыта и квалификации, но и от товарооборота компании. Средняя зарплата менеджера по закупкам в России по статистике за 2018 год составила 40–50 тысяч рублей.

Больше всего вакансий по этой специальности за прошедший год было открыто в Москве и Московской области – примерно треть от общего числа. На втором месте находятся Санкт-Петербург и Ленинградская область, в этом регионе работает 15 % всех менеджеров по закупкам. При этом по уровню зарплат Северная столица на шестом месте.

Лучше всего труд менеджеров по закупкам оплачивается в Москве и Ямало-Ненецком автономном округе, за ними идут Вологодская и Амурская области.

По данным за начало 2019 года:

  • 40 % работодателей согласны платить менеджеру по закупкам от 30 до 50 тысяч рублей;
  • более 30 % предлагают зарплату до 65 тысяч рублей;
  • и только 15 % могут дать на 12–30 тысяч рублей больше.
Читать еще:  Уголовная статья за домогательство по телефону

Как строить карьеру

Молодому специалисту, который пришел в профессию сразу после вуза, первые пару лет доверят заниматься составлением заказов и оформлением документов. Скорее всего, будут поручать несложные задачи, такие как контроль заполненности складов, или приставят в качестве ассистента к более опытному закупщику.

Стартовать в профессии также можно из смежных областей. Например, после работы менеджером по продажам, специалистом по логистике или ассистентом-переводчиком отдела продвижение по карьерной лестнице будет идти легче и быстрее.

Если карьера будет развиваться успешно, со временем есть шанс занять пост менеджера по закупкам, который ведет ключевых клиентов компании, или директора отдела.

Больше всего перспектив для профессионального развития и самые интересные условия предлагают компании, которые работают с зарубежными контрагентами. Самый большой стресс ждет менеджера по закупкам в розничных сетях – там ассортимент меняется ежедневно и работать в этих условиях трудно. Несколько менее напряженной будет работа на производстве, где приходится закупать сырье, или в сегменте В2В, однако там и зарплаты ниже.

Перспективы профессии

Люди производят и потребляют товары, и вряд ли в обозримом будущем это изменится. В условиях рыночной экономики профессия менеджера по закупкам всегда останется актуальной, и по мере экономического подъема будет расти и ее востребованность. Зарплата хорошего специалиста, который приносит прибыль своей компании, также будет увеличиваться.

Однако прежде чем остановить свой выбор на специальности «менеджер по закупкам», нужно всерьез задуматься о том, подходит ли эта работа конкретно вам. Не стоит думать только о стабильности и уровне заработной платы, оцените свои персональные качества. Если вы, к примеру, застенчивы или больше склонны к творчеству, чем к анализу, работа менеджера по закупкам будет вам в тягость и не принесет удовлетворения. Чтобы объективно оценить свои карьерные перспективы, пройдите тест на профориентацию.

Профессия – менеджер по закупкам

— Евгений, чем занимается менеджер по закупкам? Можно ли назвать вашу профессию широко распространенной?

— Сотрудники, которые занимаются вопросами закупок, есть, наверное, в каждой компании. В тех компаниях, где объем закупок велик, на этом специализируются целые подразделения, и существует должность менеджера по закупкам. Закупать можно все что угодно – сырье, оборудование, инвентарь и др.

В советские времена менеджеров по закупкам называли снабженцами, на предприятиях были целые отделы снабжения.

— Что закупает ваше предприятие? Много ли у вас обязанностей?

— Наше предприятие работает в угольной отрасли. Мы закупаем преимущественно за рубежом (Китай, Тайвань) оборудование и комплектующие для угольной промышленности, а затем продаем все это угольным компаниям.

Обязанностей у менеджера по закупкам немало, и все они очень важны для полноценной работы компании. В моем случае это планирование закупок, выбор поставщика, контроль платежей, отслеживание отгрузки товара, приемка (проверка) оборудования при закупке, а также, в случае необходимости, выезд на завод поставщика. Хотя, наверное, на других предприятиях набор аналогичных функций может отличаться от названного.

— Каков алгоритм вашей работы при осуществлении конкретной закупки?

— Я получаю заявку на закупку от нашего отдела продаж. Поскольку типов оборудования у нас пять, то, чтобы избежать путаницы, за каждым закреплен специальный сотрудник соответствующего отдела.

Получив заявку, я начинаю искать поставщика. Когда поставщик найден, начинается процесс технического согласования оборудования: оно должно на 100 процентов соответствовать необходимым техническим характеристикам и другим критериям: это мощность, напряжение, габариты, вес, цвет корпуса и проч. То есть я проверяю номенклатуру оборудования на предмет наличия расхождений.

Если расхождения не выявлены, я заключаю внешнеэкономический контракт с компанией-продавцом, а затем – договор с компанией-перевозчиком, которая будет доставлять оборудование в Россию.

И, наконец, последний этап моей работы – приемка, то есть контроль качества и количества товара. Если оборудование дорогостоящее и крупное, мне приходится выезжать на завод в командировку, чтобы осуществить приемку, а если нет – достаточно запросить от завода необходимые фотографии, протоколы заводских испытаний, сертификат и изучить их.

Если претензий к количеству и качеству нет, дальнейшей доставкой товара в Россию, включая «растаможку», занимаются другие службы нашей компании.

— Вы упомянули о поиске поставщиков. Как он происходит? Вы ищете заводы через Интернет, с помощью личных связей? Какие здесь есть «подводные камни»?

— Всю необходимую информацию я могу найти в Интернете. Для меня важно несколько моментов.

Во-первых, с какого года завод, где предполагается закупка оборудования, работает: лучше, чтобы это было не очень молодое предприятие.

Во-вторых, я проверяю наличие сертификатов качества продукции, отсутствие жалоб на товар со стороны потребителей. Это означает, что завод работает в соответствии с определенными требованиями.

В-третьих, завод должен иметь сертификат системы менеджмента качества. Это, в частности, свидетельствует о том, что у него есть свои лаборатории, свои цеха, что производство там налажено на серьезном уровне.

— Неужели всю эту работу по взаимодействию с поставщиками менеджер по закупкам проделывает в одиночку?

— Конечно, нет. Например, в проведении переговоров моя роль второстепенная, здесь ведущую роль играет представитель отдела маркетинга. На переговорах я участвую в обсуждении только коммерческих вопросов.

— А при отслеживании оплаты по контракту могут возникнуть сложности?

— Как правило, предоплата, которую вносит наше предприятие, составляет около 30 процентов от всей суммы, а после заключения договора о купле вносится оставшаяся сумма двумя частями. И я должен внимательно следить за тем, чтобы в цифрах не было расхождений.

— Расскажите подробнее, как осуществляется приемка товара.

— Если приемка происходит на заводе, то мне иногда приходится ездить в командировку дважды. Первый раз – во время изготовления оборудования, чтобы исключить производственные ошибки и убедиться, правильно ли понял нас поставщик. Второй раз – когда заказ уже готов, то есть можно принять всю партию товара.

Если же приемка осуществляется заочно, я просто изучаю присланные материалы. Здесь есть свои трудности. Например, мне нужны фотографии оборудования, сделанные в интересующем нас ракурсе и с необходимым приближением/отдалением, но практически никогда завод с первого раза не присылает именно то, что нужно. Приходится просить другие фотографии, в итоге процесс может затянуться на несколько дней.

— Скажите, а угольные компании, которым вы поставляете оборудование, не могут напрямую купить его у заводов-изготовителей с помощью собственных менеджеров по закупкам? Почему они обращаются в вашу фирму, которая фактически выполняет посреднические функции? И где гарантия, что оборудование, которое вы приобретете, будет соответствовать их требованиям?

— Дело в том, что угольные компании не покупают товар напрямую с завода. Чтобы не ошибиться с выбором поставщика и товара, нужны специальные исследования: анализ рынка производителей, качества деталей и многое другое. Наши клиенты, как правило, этим не занимаются, а просто рассматривают предложения, поступающие от фирмы оптовой торговли, и выбирают подходящие варианты.

При этом наша фирма вовсе не делает секрета из того, где закупается оборудование. Более того: на втором этапе приемки на завод приезжает наш клиент, и его там учат работе на оборудовании. Фактически клиент тоже проверяет его качество не только визуально, но и функционально.

— Скажите, а помимо поездок на заводы для приемки товара, у вас случаются другие командировки?

— Конечно, причем цели могут быть разными. Например, я выезжаю на заводы «на перспективу» – чтобы выяснить, где мы еще можем закупать товар, каково его качество, понаблюдать за процессом изготовления, обсудить с потенциальным поставщиком ряд моментов. Также я посещаю специализированные тематические выставки: был в некоторых городах России – Екатеринбурге, Новокузнецке, Новосибирске, за рубежом – в Пекине, Сиднее, где раз в четыре года проходят крупные выставки оборудования для угольной промышленности.

— Должен ли менеджер по закупкам, работающий с иностранными поставщиками, свободно владеть иностранным языком?

— Английский язык желательно знать, но это не принципиально важно. Все-таки мы работаем вместе с менеджерами по внешнеэкономической деятельности, которые свободно владеют иностранными языками. С иностранными контрагентами я общаюсь через переводчика.

— Какое образование нужно менеджеру по закупкам? Требует ли эта профессия высшего образования?

— Конечно, требует, причем не одного. В идеале менеджеру по закупкам, работающему в такой компании, как наша, нужно не только экономическое образование, но и техническое, лучше всего – связанное с тем оборудованием, которое закупается. Очень важно, чтобы менеджер хорошо представлял себе принципы работы этого оборудования.

— С какими трудностями можно столкнуться в вашей работе?

— Трудности возникают, как правило, из-за недостатка информации. Бывали ситуации, когда я ощущал некую нехватку сведений по технической части, приходилось искать их дополнительно. Правда, в основном я работаю со знакомым мне оборудованием и опыт у меня довольно большой, так что с трудностями я сталкиваюсь нечасто.

Менеджера, работающего в сфере торговли, может подстерегать еще и проблема профессионального недопонимания между поставщиком и покупателем. Случалось, мы заказывали китайским партнерам оборудование одного качества, а получали – абсолютно другого. Приходилось оперативно договариваться о снижении цены, о некоторых доработках со стороны завода…

Кроме того перед закупкой нужно решить с заводом вопрос о предоставлении скидки. В какой-то степени наличие скидки зависит от действий менеджера по закупкам. Задача менеджера здесь, грубо говоря, «выбить» скидку. А так как опыт сотрудничества с каждым заводом различный, то и аргументы при обсуждении скидок приходится приводить разные.

— Менеджер по закупкам сильно влияет на эффективность работы компании. А профессия эта – влияет на менеджера?

— Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию. Ведь при форс-мажорных обстоятельствах, когда обнаруживаются какие-то ошибки со стороны поставщика (что-то недоделали или сделали что-то не так), я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше. И если сталкиваешься с подобными ситуациями раз за разом, то такие качества, безусловно, появятся сами собой.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector